نرمافزار حسابداری یکی از مهمترین بخشهای حسابداری است که به حسابدار در تجزیهوتحلیل دادهها و کاهش خطای انسانی در روند محاسبهها کمک میکند. استفاده از نرمافزارهای حسابداری در تمامی شرکتها و نهادها بسیار لازم و ضروری بوده و سبب میشود سرعت و دقت در روند حسابداری تا حد چشمگیری بالا برود. در حال حاضر انواع مختلفی از نرمافزارهای حسابداری موجود است که میتوانید بهراحتی آنها را خریداری و نصب کنید.
هرکدام از نرمافزارهای حسابداری موجود در بازار دارای ویژگیهای خاصی هستند که میتوانند در روند کار به شما کمک کنند. اما مهمترین ویژگیهایی که یک نرمافزار خوب میتواند داشته باشد عبارتاند از:
تناسب با نوع کسبوکار:
تناسب نرمافزار حسابداری شما، با نوع کسبوکار شما بسیار حائز اهمیت است. به طور مثال ممکن است شما از نرمافزار حسابداریتان انتظارات خاصی داشته باشید مانند: گزارشهای اظهارنامه مالیات فروش، استهلاک دارایی ثابت و… لازم است برای تهیه نرمافزار ابتدا کسبوکار و نیازهای آن را مدنظر قرار دهید.
مدیریتکردن جریانهای نقدی شرکت
با استفاده از نرمافزارهای حسابداری میتوانید تمامی جریانهای نقدی ورودی و خروجی به شرکت را بهخوبی مدیریت کنید.
یک نرمافزار خوب حسابداری میتواند بهراحتی تمامی پرداختها را ثبت کرده و وصول آنها را به سیستم گزارش دهد. با این کار میتوانید تمامی هزینهها و همچنین ورودیهای نقدی را تحت کنترل داشته باشید و در هر زمانی که بخواهید گزارش کاملی را در دسترس داشته باشید.
بهاینترتیب میتوانید رقم دقیقی از داراییهای خود را در هر زمانی از شبانهروز در دسترس داشته باشید. این قابلیت میتواند در تصمیمگیری برای یک معامله جدید شما را همراهی کند.
دسترسی به گزارشات مالی دقیق
شما میتوانید با بهکارگیری این ویژگی مهم در نرمافزار حسابداری، برنامهریزیها و هدفگذاریها آینده را بادقت بیشتری انجام دهید.
همچنین نرمافزارهای حسابداری باید بتوانند گزارشهای مالی قانونی موردنیاز شرکت را بهخوبی تنظیم و ارائه دهند. گزارشات مالی قانونی مانند گزارش مالیات بر ارزش افزوده، مالیات حقوق کارکنان، گزارشات خرید، گزارش فروشهای فصلی و…
این نرمافزار باید قابلیت ثبت کلیه ورودیهای لازم از قبیل: بدهیهای حساب، مطالبات شرکت، موجودی، داراییها، بدهیها، درآمدها، کلیه هزینهها و…را داشته باشد.
ویژگیهای گرافیکی خوب و مناسب
کار حسابداری دررابطهبا آمار و ارقام است و داشتن ویژگیهای متنوع گرافیکی میتواند به این گزارشات نظم مناسبی بدهد. داشتن قابلیت طراحی نمودارها و جدولهای مختلف مانند ارائه گزارشات بهصورت فایل اکسل، میتواند در ارائه گزارشات مالی بسیار مفید باشد.
ارائه گزارشات مالی در قالب جدول و نمودار میتواند موجب درک بهتر مدیران از اوضاع کسبوکار شود و در نتیجه برنامهریزیهای آینده برای کسبوکار، بسیار دقیقتر خواهند بود.
بهروز بودن نرمافزار حسابداری
در بسیاری از موارد قوانین حسابداری دچار تغییراتی میشوند. درصورتیکه نرمافزار حسابداری شما از قابلیت بهروزرسانی بیبهره باشد، دیگر قابلاستفاده نخواهد بود و لازم است آن را تغییر دهید. این تغییرات میتواند بسیار زمان بر باشد و در برخی موارد مشکلساز نیز هست.
پس بهتر است زمان خرید و نصب نرمافزار حسابداری، به قابلیت بهروزرسانی این نرمافزار نیز دقت کنید زیرا بسیار لازم و حیاطی خواهد بود.
امنیت بالا در ذخیره اطلاعات محرمانه شرکت
یکی از مهمترین بخشهایی که لازم است اطلاعات آن بسیار محرمانه حفظ شود بخش مالی هر شرکت و یا کسبوکاری است. بسیاری از رقبا همواره تلاش میکنند که به اطلاعات بخشهای مختلف شرکت نفوذ کنند و اطلاعات مالی نیز در این میان بسیار مهم و راهبردی هستند.
فاش شدن و یا سرقت اطلاعات حسابداری میتواند مشکلات زیادی برای شرکتها به وجود بیاورد. از ویژگیهایی که هر نرمافزار حسابداری خوب باید از آن بهرهمند باشد، حفظ اطلاعات مهم شرکت و امنیت اطلاعات است.
سادگی کار با نرمافزار حسابداری
یکی دیگر از ویژگیهای مهم یک نرمافزار حسابداری خوب، سادگی در یادگیری و کار با آن است. بسیاری از شرکتهای بزرگ تولیدکننده نرمافزار مانند مایکروسافت، موفقیت خود را به دلیل کاربرپسند بودن و سهولت کار با نرمافزارهای تولید شده این شرکتها کسب کردهاند.
لازم است نرمافزارهای حسابداری نیز بسیار ساده و کاربرپسند باشند تا افراد بتوانند بهراحتی اطلاعات لازم را وارد کنند.
داشتن خدمات مناسب پس از فروش
داشتن خدمات پس از فروش یکی از مهمترین نکاتی است که در خرید نرمافزارهای حسابداری لازم است آن را مدنظر داشته باشید.
خدمات پس از فروش نرمافزار حسابداری تنها به نصب این نرمافزار توسط شرکت ارائهدهنده ختم نمیشود و تمامی مشکلاتی که ممکن است حسابدار با آن روبهرو شود را باید پشتیبانی کند.
این خدمات میتوانند بهصورت: پاسخگویی تلفنی، پاسخگویی آنلاین، تلفن گویا، مراجعه حضوری، در اختیار گذاشتن ابزار آموزشی و موارد دیگر است.
صرفهجویی در زمان
نرمافزارهای حسابداری دارای یک ویژگی مهم و عالی هستند و آن صرفهجویی در زمان است. در روشهای حسابداری سنتی میزان زیادی از وقت، انرژی افراد اتلاف میشد و برای حسابرسی به مسائل کوچک مالی نیز نیاز بود ساعتها و در برخی موارد روزها به تجزیهوتحلیل اسناد بپردازند.
با ورود نرمافزارهای حسابداری این اتلاف وقت و انرژی تا میزان زیادی کاهش یافت و افراد میتوانند تنها با چند کلیک، اسناد چندین ماه و سال را حسابرسی کنند.
قیمت مناسب
یکی دیگر از ویژگیهای یک نرمافزار حسابداری خوب قیمت مناسب آن است. لازم است نرمافزار حسابداری که انتخاب میکنید به نسبت خدماتی که به شما ارائه میدهد از قیمت مناسبی نیز برخوردار باشد.
اگر صاحب یک شرکت گسترده و کسبوکاری بزرگ هستید بدون توجه به قیمت نرمافزار، بهترین نوع نرمافزار را برای کسبوکارتان تهیه کنید. این نرمافزارها با در اختیار گذاشتن قابلیتهای مختلف میتوانند کسبوکار بزرگ شما را بهخوبی حسابرسی کنند.
برای کسبوکارهای تازهتأسیس و کوچک نیز توصیه میشود از نرمافزارهای ارزن قیمت تری که قابلیتهای کافی برای پشتیبانی از کسبوکارتان را دارند استفاده کنید زیرا در ابتدا و شروع هر کسبوکاری، کم کردن هزینهها بسیار مهم و ضروری است.
کلام آخر
برای خرید یک نرمافزار حسابداری خوب و کامل لازم است تمامی موارد را در نظر بگیرید. ممکن است تمامی این موارد در یک نرمافزار حسابداری وجود نداشته بشد اما تنها لازم است نرمافزاری که تهیه میکنید با کسبوکارتان مطابقت داشته باشد.
بهاینترتیب و با در اختیار داشتن یک نرمافزار حسابداری خوب و کارآمد بسیاری از مشکلات حسابرسی به هزینهها و ورودی و خروجیهای مالی کاسته شده و مدیریت بهتری را بر تمامی امور تجربه خواهید کرد.
درصورتیکه برای تهیه نرمافزارهای مناسب حسابداری دچار مشکل هستید میتوانید با یک شرکت نرمافزاری حسابداری تماس گرفته و راهنماییهای لازم را دریافت کنید.
بیشتر بخوانید
منبع: نیک آوازه
