فاکتور رسمی چیست و چه کاربردی دارد؟

امروزه برای هر خرید سازمانی و اداری با برگه ای آشنا می شویم که به آن فاکتور رسمی گفته می شود. برای این برگه در هر سایتی تعریفی وجود دارد که می توان بیشتر با آن آشنا شد. اما آیا این تعاریف گفته شده درک ساده ای به ما از شناخت این برگه می دهند؟

در این مقاله ما با یک تعریف بسیار ساده از فاکتور رسمی شما را با تمامی آنچه که در این برگه وجود دارد، آشنا می نمایییم.

هر برگه و یا سندی که از طرف شخص فروشنده به خریدار داده می شود و دارای مشخصات ساده ای مانند:مهر و امضاء هر دو شخص فروشنده و خریدار در کنار تاریخ صدور این برگه و جزییات فروش است،را فاکتور رسمی می گویند. البته این برگه از نظر وزارت دارایی باید مورد تایید باشد تا بتوان به آن فاکتور رسمی حقیقی گفت.زیرا فاکتور هایی نیز با همین مشخصات گفته شده صادر می شوند که به آن ها فاکتور غیر رسمی می گویند.

مشخصات فاکتور رسمی

فاکتور رسمی یکی از اجزاء لاینفک حسابداری می باشد که بعد از هر خرید یا فروش صادر می گردد. همان طور که گفته شد با داشتن یک سری از مشخصات که استانداردهای مورد تایید وزارت دارایی است می توان به آن فاکتور رسمی گفت. این استانداردها که بر اساس ماده 19 قانون مالیات بر ارزش افزوده صادر شده شامل تمامی کسب و کار های کوچک و بزرگ می شود که باید به این قوانین احترام و این استانداردها را رعایت نمایند. تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی برای ارائه ی کلیه ی کالاها و خدمات خود ملزم به صدور فاکتور رسمی می باشند. که در صدرو این برگه ملزم به رعایت قوانینی هستند که وزارت دارایی برای آن ها تعیین نموده. این قوانین و یا مشخصات شامل موارد زیر می باشد:

داشتن تاریخ دقیق فاکتور

ثبت شماره سریال یا شماره فاکتور

که این شماره باید به صورت چاپ ملخی یا افست به حالت برجسته و به رنگ قرمز باشد.شماره سریال باید به صورت پشت هم نوشته و از عدد صفر یا یک شروع شود.

وارد کردن مشخصات کامل فروشنده و خریدار که شامل موارد ی از قبیل:

نام و نام خانوادگی،آدرس دقیق محل کار یا سکونت،تلفن ثابت یا همراه

وارد کردن کد شناسه ملی

وارد کردن کد اقتصادی یا شماره ملی

شماره ثبت

وارد کردن کد پستی 10 رقمی

وارد کردن مشخصات کامل کالا یا خدمات

که این قسمت شامل:نام کالا یا خدمات، کد کالا یا خدمات،واحد اندازه گیری کالا یا خدمات،مقدارکالا یا خدمات می باشد.

وارد کردن اطلاعات ریالی دقیق فاکتور

در این قسمت می بایست تمامی آنچه که مربوط به قیمت آخر کالا تصویب شده ثبت گردد که شامل مواردی مانند:قیمت واحد، میزان تخفیف داده شده،قیمت کل یا نهایی شده،میزان مالیات و عوارض ارزش افزوده،قیمت کل و نهایی فاکتور به حروف و عدد می باشد.

شرایط و نحوه ی فروش

مهر و امضاء خریدار و فروشنده

تمامی نکات گفته شده در برگه ی فاکتور رسمی باید ذکر شود تا مورد تایید وزارت دارایی باشد.

برگه ی فاکتور رسمی مورد تایید دارایی باید به چه شکل باشد؟

خود برگه ی صادر شده به عنوان فاکتور رسمی از لحاظ ظاهری نیز شرایط مخصوص به خود را داراست که باید در زمان صدور فاکتور رسمی به آن توجه داشت تا مورد تایید وزارت دارایی قرار بگیرد. این شرایط شامل:

سایز کاغذ که به صورت A4 و یا A5 با وزن 80 گرم می باشد.

جهت صفحه فاکتور که به صورت افقی نوشته می شود.

چاپی بودن فاکتور توسط پرینتر یا استفاده از کاغذ 60 گرمی برای صدور فاکتور دستی

تعداد صفحات 2 یا 3 برگی بسته به انتخاب اشخاص

نکته ارزش افزوده در فاکتور رسمی

فاکتور های رسمی که در آن ارزش افزوده نیز مورد محاسبه قرار می گیرد، به دو صورت این موضوع در مورد آن ها محاسبه می شود1- ممکن است که در مورد هر یک از کالا یا خدمات به طور جداگانه این ارزش افزوده محاسبه شود.2-بر روی مبلغ کل کالا به طور کلی این ارزش افزوده حساب شود.

فاکتور رسمی چگونه صادر می شود؟

صدور فاکتور رسمی امروزه به دلیل وجود نرم افزار های حسابداری کاری بسیار ساده می باشد.می توان با کمک نرم افزار حسابداری انواع فاکتور:

رسمی

شرکتی

غیر رسمی

مالیاتی

فروشگاهی

شخصی

نمایشی

انبار

و انواع پیش فاکتور را به راحتی صادر نمود.

ضرورت صدور فاکتور رسمی شامل چه کسانی می شود؟

باور غلطی در جامعه مبنی بر اینکه صدور فاکتور رسمی صرفا برای سازمان ها و شرکت های بزرگ ضرورت دارد، وجود دارد. در صورتی که صدور فاکتور رسمی علاوه بر تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی، شامل تمامی شرکت ها،بنگاه ها ،فروشگاه های کوچک و بزرگ نیز می شود. به طور کلی فرقی نمی کند مخاطب خرید اشخاص حقیقی یا شرکت ها ی اقتصادی باشند و یا اینکه محصول یا خدمت هزینه ی بالا یا کمی داشته باشد. در هر صورت هر شخص یا مکانی اگر مشمول مالیات بر ارزش افزوده باشد باید به مخاطب خود فاکتور رسمی ارائه دهد.

تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی

فاکتور غیر رسمی فاکتوری است که فقط برای اطلاع مشتری از خرید و مانده حسابش به او داده می شود.به طور کلی فاکتور غیر رسمی فقط برای نمایش اطلاعات برای مشتری از خرید و میزان تخفیف فروشنده صادر می شود و اعتبار قانونی ندارد. در صورتی که فاکتور رسمی دارای اعتبار قانونی بوده و اگر نکته ای ازآن به طور صحیح رعایت نشده باشد، شخص بنابر ماده 169 قانون مالیاتی جریمه خواهد شد.

فاکتور صوری چگونه فاکتوری است؟

این فاکتور جهت نگهداری خرید کالا و هزینه های شرکت به عنوان یک رسید صادر می شود که کاملا بی اعتبار است و استفاده از آن درون سازمان و یا شرکت مانعی ندارد. اما ارائه این فاکتور به سازمان امور مالیاتی همراه با جریمه می باشد. کسانی که فاکتور صوری را به دارایی می دهند معمولا به دنبال کاهش هزینه های مالیاتی با افزایش مخارج و هزینه های جاری خود هستند.

حال ببینیم که سازمان امور مالیاتی چگونه این فاکتور را از فاکتور رسمی تشخیص می دهد.

روش های تشخیص فاکتور صوری از رسمی توسط سازمان امور مالیاتی

سازمان امور مالیاتی علاوه بر بررسی اسناد حسابداری و مالی ،کد ملی و شناسه اقتصادی هر شرکت و یا شخص حقیقی و یا حقوقی را نیز بررسی می نماید. به طور کلی با روش های زیر این تشخیص توسط سازمان امور مالیاتی انجام می شود:

بررسی کردن اعتبار گواهی ارزش افزوده

بررسی کد اعتباری فروش ارائه دهندگان خدمات و فروشندگان کالا

اعتبار سنجی شناسه ملی شرکت ها و اطمینان از غیر فعال نبودن واحد اقتصادی

بررسی اعتبار فیش های بانکی و پرداخت

بررسی نوع فاکتور صادر شده و خدماتی که ارائه می شود

بررسی بارنامه و حمل ونقل کالاهای فیزیکی

در انتها با یک نمونه از فاکتور رسمی مورد تایید وزارت دارایی آشنا شوید.