تاثیر سیستم کنفرانس دیجیتال بر کیفیت برگزاری جلسات و کنفرانس‌ها
سیستم‌های کنفرانس دیجیتال ابزارهای پیشرفته و حرفه‌ای هستند که با استفاده از تکنولوژی روز به مدیریت بهتر و بالا بردن کیفیت برگزاری جلسات، همایش و کنفرانس‌ها کمک می‌کنند. این سیستم‌ها دارای امکانات و قابلیتهای متنوعی هستند که نیاز هر سازمانی را برطرف خواهند کرد. ما در این مقاله در مورد تاثیر سیستم کنفرانس دیجیتال بر کیفیت برگزاری انواع نشست‌ها صحبت می‌کنیم.
سیستم کنفرانس دیجیتال چیست؟
انواع سیستم کنفرانس به دو دسته تقسیم می‌شوند؛ سیستم کنفرانس آنالوگ و سیستم کنفرانس دیجیتال.
سیستم‌های کنفرانس دیجیتال مجموعه‌ای از تجهیزات پیشرفته هستند که به منظور برگزاری جلسات، همایش و کنفرانس‌ها با کیفیت بالا، مدیریت بهینه و کارآمد و تعامل بهتر میان شرکت‌کنندگان طراحی و تولید شده‌اند.
با پیشرفت تکنولوژی، سیستم‌های کنفرانس دیجیتال به تدریج جایگزین آنالوگ شدند و با ارائه امکانات و قابلیتهای پیشرفته جزء نیازهای برگزاری جلسات و کنفرانس‌ها شده‌اند. کیفیت صدای بهتر، امکانات مدیریتی پیشرفته و … جلساتی کارآمدتر و حرفه‌ای‌تر را فراهم می‌سازند.
امکانات سیستم کنفرانس دیجیتال و کارایی آنها
- صدای دیجیتال: سیستم کنفرانس دیجیتال با استفاده از فناوری‌های پیشرفته صدایی واضح و بدون نویز را در تمامی نقاط سالن تولید می‌کنند.
- قابلیت اتصال به دستگاه‌های مختلف: این سیستم‌های پیشرفته امکان اتصال به میکروفن‌های مختلف و دستگاه‌های صوتی و تصویری و حتی گوشی و تبلت را دارند و کار را برای داشتن یک کنفرانس در ابعاد بزرگ راحتتر می‌کنند.
- مرکز کنترل هوشمند: این بخش تمام دستگاه‌های متصل را کنترل و مدیریت می‌کند: مدیریت و اولویت‌بندی سخنرانان، تنظیم کیفیت و میزان صدای میکروفون‌ها، اتصال سیستم به تجهیزات جانبی مثل نمایشگرها، کنترل سیستم ترجمه همزمان و…
- امکان برقراری ویدیو کنفرانس: برخی از سیستم‌ها قابلیت پشتیبانی از ویدیو کنفرانس برای جلسات بصری را دارند. این قابلیت برای زمانی که امکان حضور اشخاصی در جلسه وجود ندارد، اهمیت دارد.
- توانایی ترجمه همزمان: امکان ترجمه همزمان مناسب برگزاری کنفرانس‌ها و جلسات بین‌المللی می‌باشد. این قابلیت گاهی پشتیبانی از چندین زبان را فراهم می‌کند.
- حضور و غیاب خودکار: این سیستم‌ها می‌توانند حضور و غیاب شرکت‌کنندگان را به صورت خودکار ثبت کنند. اینکار باعث می‌شود مدیر جلسه از حضور شرکت‌کنندگان اگاهی یابد و وقت کمتری از جلسه گرفته شود.
- پشتیبانی از صوت چند کاناله: امکان ارسال صوت به چندین کانال همزمان برای دسترسی آسان به اطلاعات وجود دارد.
- امکان کنترل صدا برای هر شرکت‌کننده: وجود ولوم تنظیم صدا روی میکروفن‌های شرکت کنندگان برای تنظیم سطح صدای خود.
- اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش: امکان به اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش برای ارائه اسناد و مدارک و در دسترس قرار گرفتن اطلاعات برای همه اشخاص.
- اتصال به اینترنت: از آنجا که اتصال به اینترنت یکی از مهمترین امکانات هر تجهیزاتی است سیستم کنفرانس دیجیتال هم از این قابلیت مستثنی نیست و امکان اتصال به اینترنت را فراهم کردهاند.
- ثبت و ذخیره‌سازی جلسات: ضبط خودکار و ذخیره جلسات به صورت تصویری و مستند سازی آنها برای دسترسی آسان در هر زمان.
- مدیریت پرسش و پاسخ: یکی از مواردی که در جلسات و کنفرانس‌ها اهمیت ریادی دارد جلوگیری از همهمه و صحبت همزمان افراد است. امکان طرح سوالات از طرف شرکت‌کنندگان و مدیریت آنها توسط مسئول جلسه باعث می‌شود مدیر جلسه به ضرورت سوال افراد، به آنها اجازه صحبت دهد.
- سیستم‌های امنیتی پیشرفته: استفاده از پروتکل‌های امنیتی مانند رمزگذاری اطلاعات برای حفاظت از داده‌ها و جلوگیری از نفوذ خرابکاران، از مهمترین قابلیتهای پیشرفته سیستم کنفرانس دیجیتال است. این امکان باعث می‌شود که با اطمینان کامل از عدم درز اطلاعات جلسات محرمانه را برگزار کنید.
- وجود دستیار صوتی: امکان استفاده از دستیارهای صوتی برای کنترل سیستم‌ها و شروع جلسات
- امکان ارسال پیام‌های متنی: کاربران می‌توانند پیام‌های متنی برای دیگر حضار ارسال کنند.
- حالت بی‌صدا برای افراد حاضر: افراد حاضر می‌توانند در صورت نیاز میکروفن خود را به‌طور موقت به حالت غیرفعال درآورند. با این کار از ایجاد صداهای بی مورد و همهمه جلوگیری می‌شود.
- ایجاد آمار و گزارشات: برخی از سیستم‌های کنفرانس دیجیتال توانایی تولید گزارشات دقیق و آماری از تعداد شرکت‌کنندگان، سطح مشارکت و سایر اطلاعات جلسه را دارند. این اطلاعات علاوه بر دقیق بودن در وقت نیز صرفه‌جویی می‌کند.
- پشتیبانی از اتصال به سامانه‌های مدیریتی: امکان اتصال به نرم‌افزارهای مدیریتی برای هماهنگی جلسات و پیگیری نتایج.
- قابلیت ارتقاء و توسعه‌پذیری: از دیگر ویژگی‌های مهم که حتما هنگام خرید سیستم کنفرانس باید به ان دقت کنید قابلیت توسعه سیستم صوتی است. مانند امکان اضافه کردن تجهیزات و میکروفن‌های جدید برای پشتیبانی از شرکت کنندگان بیشتر.
- امکان رأی‌گیری: در جلسات و کنفرانس‌هایی که نیاز به رای‌گیری و تصمیم گیری با توجه به رای حضار است بسیار کاربرد دارد. این امکان باعث می‌شود بدون همهمه و بصورت کاملا حرفه‌ای رای گیری انجام شود.
- مدیریت جلسات و زمان‌بندی: تنظیم زمان‌بندی جلسات و کنفرانس‌ها و ارائه هشدارها و یادآوری‌های خودکار برای آنها.
تاثیر امکانات سیستم کنفرانس دیجیتال بر کیفیت برگزاری جلسات و کنفرانس‌ها
با توجه به نکاتی که گفته شد هر یک از امکانات و قابلیت‌هایی که در سیستم کنفرانس دیجیتال فراهم شده است تاثیر مثبتی بر کیفیت برگزاری جلسات می‌گذارد. از جمله این تاثیرات:
حذف نویز و فیلتر صدا
سیستم‌های کنفرانس دیجیتال به تکنولوژی پیشرفته‌ای برای حذف نویز و فیلتر کردن صداهای اضافی مجهز هستند که باعث میشوددر محیط شلوغ صدای سخنرانان واضح و شفاف به گوش برسد.
مدیریت سخنرانان جلسه
- اولویت‌بندی سخنرانان
- درخواست حق صحبت برای شرکت‌کنندگان
- نمایش ترتیب سخنرانی بر روی نمایشگرهای مخصوص
ترجمه همزمان پیشرفته به چندین ربان
- پشتیبانی از زبان‌های مختلف
- استفاده از نرم‌افزارهای ترجمه در لحظه
- هدفون‌های پیشرفته برای مخاطبان با قابلیت تنظیم کانال زبان
سیستم رأی‌گیری خودکار
سیستم‌های کنفرانس دیجیتال امکان رأی‌گیری سریع و دقیق را دارند.
- ثبت و نمایش نتایج آنی
- قابلیت رأی‌گیری مخفی یا عمومی
- ذخیره داده‌های رأی‌گیری
تشخیص و ردیابی خودکار سخنران یا همان سیستم اتوترکینگ
سیستم‌های مجهز به دوربین‌های هوشمند می‌توانند سخنران را به‌صورت خودکار ردیابی کرده و تصویر او را بر روی نمایشگرها نشان دهند. این ویژگی به‌ویژه در جلسات با فضای بزرگ و حضور افراد زیاد بسیار کاربردی است.
اتصال به سیستم‌های آنلاین و مدیریتی
- امکان ادغام با پلتفرم‌های جلسات آنلاین مانندMicrosoft Teams، و Google Meet
- پخش زنده جلسات بر روی اینترنت
- ذخیره‌سازی ابری فایل‌های جلسه
مستندسازی جلسات و کنفرانس‌ها به صورت پیشرفته
- ضبط صدا و تصویر و تهیه گزارش‌های خودکار از جلسه
- امکان ارائه فایل‌های PDF یا متنی از مطالب جلسه
قابلیت سفارشی‌سازی تنظیمات برای هر جلسه بصورت مجزا
- تنظیمات صوتی و تصویری بر اساس نیاز
- تعریف نقش‌ها و سطح دسترسی‌ها برای شرکت‌کنندگان و ریاست جلسه
- مدیریت تعداد بلندگوها یا ترتیب میکروفون‌ها
وجود صفحه‌نمایش تعاملی برای حضار
- نمایش محتواهای ارائه‌شده توسط سخنرانان
- نمایش نتایج رأی‌گیری، دستور جلسه و نکات کلیدی
- قابلیت تعامل با نمایشگرها
امنیت داده‌ها و ارتباطات
- رمزنگاری و ذخیره ارتباطات برای عدم استراق سمع و درز داده‌ها
- احراز هویت شرکت‌کنندگان
این امکانات گسترده باعث شده سیستم‌های کنفرانس دیجیتال به ابزاری ضروری برای برگزاری کنفرانس‌های حرفه‌ای تبدیل شوند و تجربه‌ای متفاوت را برای حضار داشته باشند.
کلام آخر
توجه به امکانات سیستم کنفرانس و آگاهی از تاثیرات آنها در بهبود نتیجه و کارایی جلسات و کنفرانس‌ها اهمیت بسزایی دارد. فروشگاه تجهیزات صوتی ویس‌کده یکی از نمایندگان با سابقه برندهای معتبر در فروش سیستم کنفرانس ایرانی و خارجی است. می‌توانید برای مشاوره خرید سیستم کنفرانس و انواع میکروفن کنفرانس به سایت ویس‌کده مراجعه نمایید. متخصصان با تجربه این مجموعه در راستای طراحی و تامین تجهیزات صوتی سالن کنفرانس آماده ارائه همکاری هستند. با شماره 02191692311 تماس بگیرید.
