بروزرسانی : 2 اسفند 1401
15 راه مدیریت صحیح زمان + زمان مفید

مدیریت صحیح زمان : دراین قسمت از مجله تفریحی تالاب برای شـما همراهان عزیز و همیشگی لیستی از کارهایی را کـه باعث میشوند روزی مفید در کسب و کارتان داشته باشید را منتشر کرده ایم.

چگونه در انجام کارهایمان زمان مفید ایجاد کنیم

شـما استاد بی نظیری در فهرست کارها هستید. شـما شروع بـه بیدار شدن در سحر کرده‌اید. شـما حتی “روش پومودورو” را امتحان کرده‌اید «کـه در ان 25 دقیقه مستقیم کار می کنید، 5 یا 10 دقیقه استراحت می کنید، آبکشی می کنید و تکرار می کنید». با این حال، باوجود تلاش‌هایتان، بـه نظر نمی رسد کاری انجام دهید. مهم نیست کـه چه کاری انجام می دهید، اهمال کاری خودرا بالا میبرد.

خب تو تنها نیستی بر اساس روانشناسی امروز، 20 درصد از بزرگسالان از تاخیر مزمن رنج می‌برند. بـه احتمال زیاد، شـما احتمالاً هنگام خواندن این مطلب در محل کار معطل میشوید. آیا از موکول کردن کارهایی کـه امروز می توانید بـه همین اسانی انجام دهید، تا حد مرگ بیمار نیستید؟

معلومه کـه تو هستی. و ما شـما را تحت پوشش قرار داده ایم. ما با عده اي از باهوش‌ترین ذهن‌ها در زمینه بهره‌وری صحبت کرده‌ایم تا 15 بهترین کاری را کـه می توانید انجام دهید تا فوراً بـه تعویق انداختن ان را متوقف کنید، جمع آوری کنیم. و هنگامی کـه در نهایت همه ی چیز را در فهرست کارهای هیولایی بررسی کردید، بزرگ ترین هک بهره وری از همه ی آن ها را درنظر بگیرید: کار از خانه.

بیشتر بخوانید: رازهای موفقیت در کسب و کار چیست؟

1. تمرکز بر روی شکست را متوقف کنید.

15 راه مدیریت صحیح زمان + زمان مفید

مدیریت صحیح زمان

احساس شرم، رنجش یا گناه بـه دلیل بـه تعویق انداختن کار، اغلب یک دور باطل ایجاد می کند: هر چه احساس بدتر داشته باشید، بیشتر کار را بـه تعویق می‌اندزید، و احساس بدتری نسبت بـه اهمال کاری خود دارید. «تعویق زیادی از تلاش برای زورگویی بـه خودمان برای انجام کاری کـه احساس میکنیم «باید» انجام دهیم ناشی می شود.

بـه جای تمرکز بر احساسات منفی مرتبط با بـه تعویق انداختن کار، ذهن خودرا بر روی احساس فوق العاده مثبتی کـه پس از تکمیل کار خواهید داشت متمرکز کنید. «این پویایی روان‌شناختی «جهش» نامیده می شود، یعنی از روی احساس «بد» عبور کرده و خودرا در احساس «خوب» غوطه‌ور کنید. 

2. وظایف بزرگ را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید

15 راه مدیریت صحیح زمان + زمان مفید

یک طرح کلی از کارهایی کـه باید انجام شود تهیه کنید. هر کار را بـه قطعات کوچک تقسیم کنید. “فقط بـه یک مرحله متعهد شوید. سپس مرحله بعدی. اگر امکان دارد مراحل را نامرتب انجام دهید، قطعاتی را کـه آسانتر هستند انجام دهید.”

متعهد شدن بـه یک کار نباید کسل کننده باشد. روش تایمر می تواند دراین زمینه مفید باشد: “زنگ ساعت خودرا هر بار پنج دقیقه تنظیم کنید. هر شخصی می تواند هر کاری را برای پنج دقیقه انجام دهد.” 

3. یک قدم به عقب برو

15 راه مدیریت صحیح زمان + زمان مفید

مدیریت صحیح زمان

سرمایه گذاری بیش از حد در هر فعالیتی می تواند استرس زا باشد و می تواند ما را بـه این احساس کاذب سوق دهد کـه هر کاری کـه روی ان کار می کنید مرگ یا زندگی اسـت. مشکلات و موانع بزرگ تلقی میشوند و یافتن راه حل برای آن ها دشوار می شود. هر چه یک کار مهم تر بـه نظر برسد، کار کردن بر روی ان سخت تر اسـت.

از خود سوالاتی مانند “آیا بیش از حد جاه طلب هستید؟” “آیا نسخه اي از کار وجوددارد کـه با زمان و منابع موجود قابل انجام باشد؟” وقتی احساس می کنید کـه یک روز پس از دیگری چیزی را بـه تعویق می‌اندزید.

ارتباط با تیم شـما میتواند با آوردن ابزارهای مورد نیاز شـما، موانع را از بین ببرد. “شاید شـما در بالای سرخود هستید. آیا وظیفه اي بـه شـما محول شده اسـت کـه صلاحیت انجام ان را ندارید؟ یا واجد شرایط هستید، اما زمان و منابع برای انجام ان بـه اندازه کافی در معرض نیست؟”

4. مخالفت خود را درک کنید

15 راه مدیریت صحیح زمان + زمان مفید

بـه اضطراب زیربنایی رسیدگی کنید. “اگر عموماً فردی مضطرب هستید، کاری را انجام دهید کـه در گذشته ثابت شده اسـت. برای دویدن بروید. پیاده روی کنید. ماساژ بگیرید. مدیتیشن کنید. مکانی آرام برای کار پیدا کنید. هنگامی کـه بی میلی خودرا درک کردید، مخالفت خودرا بیرون بیاورید. ممکن اسـت حق با شـما باشد، اینکار تکراری اسـت یا شـما فرد مناسبی برای انجام ان نیستید. وضوح در مورد این کـه چرا بـه تعویق انداخته‌اید میتواند گره را باز کند.”

5. در انجام کارهای خود زیاده روی نکنید

15 راه مدیریت صحیح زمان + زمان مفید

یک مشکل رایج این اسـت کـه افراد چیزهای زیادی را در فهرست کارهای خود قرار میدهند تا انجام دهند. یک فهرست طولانی از کارهایی کـه باید انجام دهید می تواند منبعی برای اضطراب باشد و می تواند دلیلی باشد کـه احساس می کنید هیچ پیشرفتی ندارید.

«دو تا سه مورد را در بالای صفحه قرار دهید کـه باید ان روز انجام دهید و سپس بقیه میتوانند «تا زمانی کـه اجازه میدهد» باشند. شـما باید فهرست کارهای خودرا بر اساس اولویت مرتب کنید و بـه طور کامل روی انجام کارهای اولیه تمرکز کنید. با صرف تمام تلاش خود دریک فعالیت واحد، بـه تدریج بـه سمت هدف کلی پیش خواهید رفت.

6. مسدود کردن زمان را در آغوش بگیرید

15 راه مدیریت صحیح زمان + زمان مفید

مدیریت صحیح زمان

قرار ملاقات و مسدود کردن زمان در برنامه شـما یک راه ارزشمند برای سازماندهی مناسب اسـت. زمان را بـه درستی مسدود کنید و تعداد زیادی از کارها را انجام خواهید داد – اما زمان خودرا بیش از حد مسدود کنید و خواهید دید کـه مدام بـه تعویق می افتید.

راهنمای اجرایی برای مدیریت توجه سه نکته برای ایجاد تعادل مناسب در زمان بلوک ارائه می دهد:

زمان خودرا در آینده خیلی دور مسدود نکنید، زیرا خیلی نامشخص اسـت.

از مسدود کردن زمان بسیار انتخابی استفاده کنید—فقط برای چیزهای بسیار مهم و فقط یکبار.

بلوک هاي‌ زمانی خودرا خیلی طولانی نکنید.

7. عوامل حواس پرتی را از بین ببرید

15 راه مدیریت صحیح زمان + زمان مفید

بـه‌نظر میرسد کـه این امر بی‌معنی اسـت، اما من همیشه از این کـه چقدر غیر معمول اسـت تعجب میکنم. کلاینت ایمیل خودرا ببندید، اعلان‌هاي‌ توییتر، فیس‌بوک، لینکدین را خاموش کنید، زنگ خودرا خاموش کنید و تلویزیون را خاموش کنید. اگر بـه سر و صدا نیاز دارید، موسیقی ساز یا کلاسیک را پخش کنید. متن ترانه‌ها مغز ما را در جهت‌هاي‌ پرت‌کننده می‌فرستند.

همه ی این‌ها باید “موانع بهره وری” درنظر گرفته شوند. «اگر محیط کار خودرا تغییر ندهید، خیلی آسان‌تر می توانید این باور را داشته باشید کـه «من فقط یک آدم معطل کار هستم». با حذف عوامل حواس‌پرتی، خودرا برای موفقیت آماده کنید، کـه این تضمین میکند کـه «مقدر شـما برای یک زندگی بـه تعویق انداختن نیست».

بیشتر بخوانید: 82 راز برای موفقیت و پیروزی در زندگی و کار

8. برو آنالوگ

15 راه مدیریت صحیح زمان + زمان مفید

مدیریت صحیح زمان

«[نوشتن روی کاغذ] بـه از بین بردن درهم ریختگی ذهنی کمک می کند و ان جواهرات فکری را کـه می دانید در جایی وجود دارند، کشف می کند. مغز ما در تفکر خلاق، استراتژیک و حل مسئله بسیار بهتر از بـه خاطر سپردن جزئیات اسـت، و اگر ذهن خودرا از ریزه کاری ها «بـه هم ریختگی ذهنی» پاک کنیم، اغلب «چیزهای خوب» ظاهر می شود. اگر خلاص شدن از شر رایانه شـما امکانپذیر نیست، حداقل یک پس زمینه دسکتاپ جدید را امتحان کنید.

9. زمان مولد خود را بشناسید

15 راه مدیریت صحیح زمان + زمان مفید

زمان‌هاي‌ خاصی در طول روز وجوددارد کـه ممکن اسـت اعتماد بـه نفس بیشتری داشته باشید یا تمایل داشته باشید کـه بـه مسائل خاصی رسیدگی کنید. “کارهای چالش برانگیز خودرا در زمانی از روز برنامه ریزی کنید کـه بیشترین قدرت مغز و انرژی را دارید.”

“یک ساعت بهره‌وری” را برای پرداختن بـه پروژه‌هایي کـه کمتر دوست دارید اما باید بـه انها بپردازید کنار بگذارید. اینکار را زمانی انجام دهید کـه بیشترین انرژی را برای اختصاص دادن بـه کاری کـه انجام میدهید داشته باشید. می توانید شروع بـه توجه کنید کـه کدام لحظات از روزتان برای شـما بهترین اسـت و سپس این فعالیت هاي‌ «غیر جذاب» را بـه ان لحظات اختصاص دهید.

10. به خودتان پاداش دهید

15 راه مدیریت صحیح زمان + زمان مفید

مدیریت صحیح زمان

هیچ‌کس بـه اندازه ما محدودیت‌ها، کمبودها و موانع ما را نمی داند ودر تعداد زیادی از مواقع بـه خاطر کارهایی کـه انجام داده‌ایم بـه رسمیت شناخته نمی شویم. “پاداش دادن بـه خودتان کارساز اسـت. وقتی بـه هدفی رسیدم، بـه خودم پاداش می‌دهم.”

در پایان، شـما تنها کسی هستید کـه میدانید برای رسیدن بـه جایی کـه هم اکنون هستید چقدر کار و تلاش لازم اسـت و بـه همین دلیل اسـت کـه جشن گرفتن از آنچه بـه دست آورده‌اید برای حفظ انگیزه شـما برای مقابله با موقعیت‌هاي‌ جدید مهم اسـت.

11. از تکنیک پومودورو استفاده کنید

15 راه مدیریت صحیح زمان + زمان مفید

مدیریت صحیح زمان

میتوانید این سیستم پاداش‌ها رابا استفاده از روش مدیریت گردش کار کـه بـه عنوان «تکنیک پومودورو» شناخته میشود، رسمی کنید، کـه در ان با دادن پاداش‌هاي‌ زمانی کوچک پس از دستیابی بـه یک نقطه عطف، بر روی کار در حال انجام تمرکز میکنید.

چگونه این تکنیک را در روال کاری خود بگنجانیم: “من سعی می کنم اهدافم را طوری طراحی کنم کـه تقریبا 45 دقیقه طول بکشد. حدود 15 تا 20 دقیقه وقت آزاد بـه خودم پاداش بدهم تا از ان لذت ببرم و برای هدف بعدی آماده شوم.”

12. آن را به یک بازی تبدیل کنید

15 راه مدیریت صحیح زمان + زمان مفید

مدیریت صحیح زمان

یک تایمر روی تلفن خود برای 15؛ 20 یا 30 دقیقه تنظیم کنید «هر چیزی کـه برای شـما مفید اسـت» و متعهد شوید کـه فقط وظیفه‌اي را کـه در دست دارید انجام دهید. “بیت تایمر!” ایجاد یک چالش برای خود برای ضرب و شتم ساعت بـه منظور برنده شدن دقایق رایگان برای صرف هر طور کـه دوست دارید.

“بله، ساده بـه نظر می رسد و شاید کمی کودکانه باشد، اما اگر تا بـه حال بـه گشت و گذار در اینترنت بی‌اهمیت کشیده‌اید «و چه کسی نشده»؛ تایمر شـما این پتانسیل را دارد کـه بـه بهترین دوست شـما تبدیل شود.”

13. روی نتیجه نهایی تمرکز کنید

بـه این فکر کنید کـه وقتی کارتان به پایان رسید چه احساسی خواهید داشت. بـه گفته پیترسون، شـما باید با پرسیدن سوالاتی از خود بـه تعویق انداختن دست بردارید: “وقتی پروژه شـما کامل شد، چگونه بـه نظر می رسد؟ چه نتایجی بـه دست آمده اسـت؟ چه تاثیری بر زندگی شـما داشته اسـت؟ چه زمینه هاي‌ دیگری از زندگی شـما تحت تاثیر قرار گرفته اسـت. نتیجه تکمیل این پروژه؟”

مثال کاهش وزن را درنظر بگیرید. “اگر 25 یا 50 پوند وزن کم کنید، نه تنها حس بهتری خواهید داشت، بلکه انرژی بیشتری خواهید داشت؛ عزت نفس شـما افزایش مییابد و بـه شـما بـه عنوان الهام بخش خانواده و همکاران نگاه می شود.” آیا این یک عکس زیبا نیست کـه روی دیوار ذهنمان آویزان شود؟ حالا، تعویق را متوقف کنید، و بیرون بروید و ان پوندها را بسوزانید.

14. ایجاد انگیزه های مصنوعی

«کار را در دست بگیرید و ان را بـه رقابت‌ها یا چالش‌هاي‌ کوچک برای خود تقسیم کنید و برای چالش محدودیت‌هاي‌ زمانی تعیین کنید». با افزودن یک چالش بـه فعالیت هاي‌ منظم خود می توانید انگیزه اي مصنوعی برای افزایش بهره وری برای خود ایجاد کنید. با این وجود، “کیفیت کار در اولویت اسـت. واقعاً مهم نیست کـه چارچوب هاي‌ زمانی رعایت شوند، انها فقط اهدافی هستند کـه باید بـه انها شلیک کرد تا متمرکز و علاقه مند بمانند.”

15. اهداف پیاده سازی را تمرین کنید

15 راه مدیریت صحیح زمان + زمان مفید

تکنیک “نیات پیاده سازی” توسط پیتر گولویتزر، روان‌شناس از دانشگاه نیویورک پیشنهاد شده اسـت، و اساساً مستلزم ان اسـت کـه فرد “محرک” خاصی را ایجاد کند تا خودرا بر روی کار بعدی متمرکز کند. این محرک‌ها شرایط «اگر-آنگاه» هستند کـه محرکی را ایجاد می کنند کـه بـه نظر می رسد برای پیش گیری از تعویق مفید باشد.

“این شرایط اگر-ان وقت باعث می شود کـه شـما بـه اهداف خود ادامه دهید، زیرا اهداف خودرا دنبال کرده‌اید. قبل از موعد با خودت بـه توافق رسیدی.” با اجتناب از ایده‌هاي‌ «آیا میخواهم یا نمیخواهم؟»؛ می توانید ذهن خودرا طوری برنامه‌ریزی کنید کـه تمرکز خودرا بر انچه در راه اسـت حفظ کنید.

بیشتر بخوانید: رمز و راز موفقیت بزرگان در کسب و کار را اینجا بخوانید

در پایان

موفقیت چیزی نیست کـه آسان بدست آید باید برای ان تلاش کنید و بدون سختی هیچ گاه موفق نخواهید شد.

جستجو در تالاب
جدیدترین مطالب سایت