با این چند روش ساده دیگه وقت کم نیار + مدیریت زمان

مدیریت زمان

با این‌که همه ی‌ي ما در هر شبانه‌روز ۲۴ ساعت وقت داریم، ولی بـه نظر میرسد برخی افراد در همین زمان کارهای بیشتری را بـه انجام میرسانند.پاسخ در مهارتِ «مدیریت زمان» نهفته اسـت. این افراد زمان را بـه شکلی استثنایی و متفاوت از دیگران مدیریت میکنند. 

مدیریت زمان

دانشمندان ریشه تعداد زیادی از استرس هارا در نداشتن برنامه مناسب برای زمان فرد می دانند.

حتی علت دیر خوابی و کم خوابی هاي‌ افراد میتواند بـه علت عدم برنامه ریزی مناسب برای زمان 24 ساعته میباشد

دراین صورت فرد بیشتر بیدار می‌ماند و کم می‌خوابد زیرا در طور روز از زمانش بـه درستی استفاده نکرده و با این کاز می‌خواهد بیشت از این زمان را از دست ندهد.

از دیرباز تا بـه کنون وقت را مثل طلا ارزش گذاری کرده اند  زیرا محدود اسـت اما همه ی چیز دراین محدودیت تعریف میشود .

همراه ما باشید تا با چند روش ساده این طلا را بـه بهترین نحو استفاده کنیم.

سایت تالاب خدمت همراهان عزیز تقدیم میکند :

 روش جذاب و آسان پومودورو

شاید از نظر شـما اینگونه کار کردن عجیب بـه نظر برسد اما محققان دریافته‌اند کـه با استفاده از این روش میتوان بـه ذهن خسته استراحت داده ودر عین حال قادر بـه کاهش زمان‌ هاي‌ تلف شده باشیم.

شـما می توانید با استفاده از تکنینک پومودورو، تمرکز خودرا در فعالیت هاي‌ روزانه افزایش دهید. این تکنیک بـه شـما کمک می کند کـه بدون توجه بـه عوامل بیرونی، روی فعالیت هاي‌ خود متمرکز شده ودر فاصله هاي‌ زمانی اندک، کارهای بیشتری را انجام دهید.

این تکنیک مدیریت زمان توسط فرانچسکو چریلو ایتالیایی ابداع گردید. طبق این روش، بهترین تایم برای کار کردن 25 دقیقه اسـت. فرد بعد از مدت 25 دقیقه باید برای مدت کوتاهی مثلاً بین 3 تا 5 دقیقه استراحت کند. دراین روش هر بازه زمانی 25 دقیقه اي، یک پومودورو نامیده می شود. شـما باید بعد از هر 4 پومودورو، یک استراحت طولانی تر 15 تا 20 دقیقه اي نمایید.

در نگاه اول ممکن اسـت این تکنیک از نظر شـما کمی عجیب بـه نطر برسد اما محققان دریافته اند کـه با استفاده از این روش، امکان استراحت دادن بـه ذهن خسته وجوددارد ودر عین حال زمان هاي‌ تلف شده، کاهش پیدا می کنند.

دانشمندان متوجه شده اند کـه کافیست فقط 3 دقیقه بـه کاری ادامه بدهید تا ان کار برای شـما عادی شود و ان را ادامه دهید !

برای استفاده از این روش میتوانید از نرم افزار هایي دقیقا با همین اسم استفاده کنید ککه بـه شـما با صدای زنگ و آیکون هاي‌ ویژه زمان کار و استراحتتان را اعلام میکند.

برای استفاده از این نرم افزار ها و شروع زمان بندیتان کافی اسـت پودومورو را بـه پارسی یا انگلیسی در گوکل یا پلی استور سرچ کتید .

کنار گذاشتن دلایل حواس‌پرتی 

یکی از بزرگ ترین مشکلات افراد در حین کار، پایین بودن میزان بازدهی، از بین رفتن تمرکز و حواس پرتی می‌باشد. امروزه با گسترش و سلطه شبکه هاي‌ اجتماعی و فضای مجازی بر زندگی افراد، هر تلنگری ممکن اسـت باعث شود تا ساعت هاي‌ متمادی از وقت خودرا صرف استفاده از این محتوا کنیم. برای مقابله با این مشکل باید تمام عواملی کـه باعث حواس پرتی می شود را از خود دور نمایید. از شبکه هاي‌ اجتماعی خارج شوید و اعلان هاي‌ شخصی خودرا خاموش کنید. درصورت نیاز می توانید از برنامه‌ هایي هم چون StayFocusd یا Freedom نیز استفاده کرده ودر راستای استفاده‌ بهینه از زمان تلاش کنید.

همه به استراحت و تقویت انرژی نیاز دارند !

کارشناسان Virgin Pulse اعتقاد دارند کـه بیش از دو سوم افراد شاغل، در دو روز کاری، احساس خستگی مفرط می کنند و 15 درصد آن ها تحت تاثیر همین امر، بـه چرت زدن در ساعت کاری می افتند.

در صورتیکه احساس خستگی می کنید و بـه تقویت انرژی نیاز دارید، مبادرت بـه استفاده از تکنیک coffee nap نمایید. بدین شکل ابتدا یک فنجان قهوه بخورید و پس از ان 20 دقیقه استراحت کنید. دراین چرت بیست دقیقه‌ اي، بدن با استفاده از کافئین موجود در قهوه، مغز را شارژ کرده و ‌خستگی تان را از بین می‌ برد.

چرا درس می خوانم اما یادم نمی‌ماند؟

دانشمندان پی برده اند کـه ذهن انسان پس از بازه زمانی بین 45 تا 30 دقیقه دیگر انرژی کافی برای تامین انرژی مورد نیاز بایگانی اطلاعات در خافظه را ندارد ! بـه همین علت شاید احساس کنید در زمان خستگی در نیمه شب درس می‌خوانید اما حفظتان نمیشود !

 قانون 20-80 را دنبال کنید

یک توصیۀ دیگر در رابطه با مدیریت زمان این اسـت کـه از قانون 20-80 یا همان قاعدۀ پَرِتو استفاده کنید. این قانون می‌ گوید کـه 80% نتایج از 20% تلاش‌ها حاصل می‌ شود. در فروش بدین معناست کـه 80% از فروش‌ها شامل 20% از مشتریان می‌ شود. ترفند ان چیست؟ کافیست 20 درصد از تلاش‌ها کـه 80 درصد نتایج را تولید می‌ کنند، شناسایی نمایید و مقیاس‌بندی کنید. اینکار را می‌ توانید با بررسی و آنالیز دقیق انجام دهید. اهداف مهم خودرا شناسایی کنید و بر روی انجام ان‌ها تمرکز کنید تا یک مدیریت زمان بهینه داشته باشید.

از برنامه هاي‌ دیجیتال مدیریت زمان و برنامه ریز استفاده کنید.

باوجود تعداد زیادی از برنامه هاي‌ عالی بهره وری در بازار، روش من برای بهتر شدن در مدیریت زمان بـه کلی تغییر کرده اسـت. دیگر نیازی بـه تقویم ها و نقشه کشیدن برای هفته آتی نیست چون برنامه هاي‌ بهره وری با داشتن زنگ هشدار و محاسبه دقیق کارها، وظایف ما را آسانتر کرده اند. بـه علاوه، باوجود این برنامه ها میتوانید گذشته خودرا مرور کرده و تمام دستاوردهای خودرا بررسی کنید کـه با اینکار انگیزه شـما چند برابر میشود.

نرم افزار هاي‌ مدیریت زمان و دوری از گوشی و حواس برای درس خواندن و مطالعه و کار
«برای ایفون ، اندروید و لپ تاپ»

یکی از بهترین راهکارهای مدیریت زمان استفاده از تکنولوژی صحیح و بـه روز اسـت. مدیریت زمان با بهره بردن از ابزارهای فراوانی کـه در حوزه تکنولوژی وجوددارد بسیار کارآمد و مؤثر اسـت و راندمان شـما را بسیار افزایش می دهد، دراین مقاله نیز نرم افزارها و تکنولوژی هایي کـه در حوزه مدیریت زمان وجوددارد را بـه شـما معرفی می کنیم، برای استفاده درست از زمان خودتان می توانید از نرم افزارهای زیر استفاده کنید:

1- واندرلیست wunderlist یکی از نرم افزارهای مدیریت زمان و عملکرد اسـت.

2- نرم افزار تودویست-todoist   یکیدیگر از نرم افزارهای مدیریت زمان و پروژه اسـت.

3- تریلو trello شاید همان نرم افزار مدیریت زمان و عملکرد ایده آل شـما باشد.

4- تسکولو نرم افزار مدیریت پروژه با امکان چت آنلاین

5- وان نوت onenote نیز یک نرم افزار یادداشت برداری در معرض برای همگان اسـت.

6- نرم افزار مدیریت زمان کوالیتی تایم QualityTime

7- forest   یکی از بهترین اپلیکیشن هاي‌ مدیریت زمان کـه هم میتواند دستگاه شـما را قفل کند تا در زمان مطالعه و کار مشغول ان نشوید و کارتان زودتر پیش برود و هم میتوانید دوستان خودرا ببینید کـه در روز چند ساعت مفید درس خواندند یا کار کردند

ودر ازای هر لحظه اي کـه شـما از زمانتان درست استفاده کرده‌اید بـه شـما درخت هدیه میدهد و از تکنیک تنبیه و تشویق برای شـما استفاده میکندزیرا اگر تصمیم بـه لغو درس خواندن بگیرید جنگلتان را خشک میکند !! 

8- podomoro کـه پیش از این مفصل در مورد این تکنین صحبت کردیم و گفتیم کـه برای شـما در بازه هاي‌ زمانی کوتا و اصولی زمان بندی میکند

اگر میخواهید از زمانتان درست استفاده کنید به هر چیز خارج از برنامه تان «نه» بگویید !

خیلی اوقات پیش می آید کـه اطرافیان ما، تقاضای‌هاي‌ مختلفی از ما دارند. اگر حجم این تقاضای‌ها ان‌قدر زیاد اسـت کـه از کارهای ضروری خودتان عقب می‌افتید، خیلی ساده بـه تقاضای ان‌ها نه بگویید.

مشکل جایی شروع میشود کـه سعی می کنیم بـه هیچ درخواستی دست رد نزنیم تا کسی از ما ناراحت نشود. دراین صورت بـه سادگی ممکن اسـت از اولویت‌هاي‌ خودمان عقب بیفتیم.

در چنین شرایطی اگر قرار باشد مدام بـه کارهای بقیه رسیدگی کنید، زمان انجام کارها و مسئولیت‌هاي‌ خودتان مرتب بـه تعویق می‌افتد و کار خودتان سخت‌تر می شود.

پس اگر دعوت یا درخواستی از شـما شد کـه با اولویت‌هاي‌ شـما سازگار نبود خیلی آسان و مؤدبانه ان تقاضای یا دعوت را رد کنید یا این‌که صبر کنید و موضوع را بیشتر بررسی کنید. الزاماً لازم نیست همه ی تقاضای‌ها را خیلی سریع رد یا قبول کنید.

گاهی زمان بخرید و اولویت‌هایتان را بررسی کنید تا بتوانید بهترین تصمیم را بگیرید.

الویت بندی همیشه مهم ترین رکن است 

این مسئله ان‌قدر بـه عناوین مختلف درکتاب‌ها و سمینارهای موفقیت تکرار شده کـه انگار اثربخشی خودش را از دست داده!

اما واقعاً باید این موضوع را جدی بگیرید. اصلا هم سخت نیست، کافی اسـت چند دقیقه از وقت تان را بـه این اختصاص دهید و فکر کنید کـه اولویت‌هاي‌ شـما در زندگی چیست؟ چه چیزهایی واقعاً برای شـما مهم اسـت؟ چه چیزهایی را دوست دارید پنج سال بعد یا ده سال بعد در زندگیتان داشته باشید؟

همه ی اولویت‌هاي‌ ممکن در زندگی خودتان را فهرست کنید، برای نمونه ما چنین لیستی را آماده کردیم:

وقت گذاشتن با خانواده، تفریح و گردش، مطالعه کتاب و رشد فردی، کسب درآمد، ورزش و تندرستی و …

حتما موارد بسیار بیشتری هم بـه این فهرست می توانید اضافه کنید. از طرفی این فهرست خیلی کلی بود. میتوانید موارد شفاف‌تری متناسب با زندگی شخصی خودتان اضافه کنید. اما نکته مهم این اسـت کـه این فهرست را درست کنید و همه ی موارد از پر اهمیت‌ترین تا کم اهمیت‌ترین را برای «خودتان» مشخص کنید.

داشتن فهرست اولویت‌ها چه کمکی بـه ما میکند؟‌ یکی از مزایای ان این اسـت کـه ما را از دام کمال‌گرایی رها می کند. وقتی فهرست خودم را تهیه میکنم دیگر از انجام نشدن کارهایی کـه اولویت کمتری دارند سرخورده نمی شوم و آسان‌تر میتوانم بـه کارهای کم‌اهمیت فهرست نه بگویم.

خودتان را زیر نظر بگیرید و صادقانه ارزیابی کنید 

وقتی آمار چیزی را داشته باشید، آسان‌تر می توانید مدیریتش کنید. این موضوع در مورد مسائل قابل اندازه‌گیری مثل پول و وقت بسیار کاربردی و صحیح اسـت.

اگر می خواهید زمانتان را مدیریت کنید، اول باید ببینید ان را خرج چه مواردی میکنید؟ بزرگ‌ترین دلیلی کـه باعث میشود از وقتمان استفاده بهینه نکنیم، این اسـت کـه اصلا نمی دانیم ان را کجاها داریم تلف می کنیم!

خیلی وقت‌ها فکر میکنیم کلی کار انجام داده‌ایم، اما حقیقت این اسـت کـه اگر یک ذره‌بین دستمان بگیریم و مقدار زمانی کـه صرف هر کار می کنیم را بازرسی کنیم، می بینیم کـه درصد قابل توجهی از این زمان دارد جاهایی تلف می شود کـه نباید بشود.

وقتی زمانی کـه صرف می کنید را زیر ذره‌بین می گیرید، دقیقتر میتوانید مدیریتش کنید. فعالیت‌هاي‌ بی مورد کـه وقت زیادی هم از شـما میگیرد را شناسایی کنید و یا حذفشان کنید یا بـه مرور از زمانی کـه بـه ان‌ها اختصاص میدهید کم کنید.

برنامه ریزی برای فردا از شب قبل و یا صبح همان روز

وقتی بدون برنامه‌ریزیِ قبلی یک روز را شروع می کنید، درست مثل یک کشتی کـه بدون مقصدی مشخص در آب حرکت می کند، بی‌هدف و بی مسیر خواهید بود.

دراین صورت اجازه داده‌اید کـه وزشِ باد برای مقصدِ شـما تصمیم بگیرد و تضمین می کنم کـه زمان زیادی را از دست خواهید داد. این با اصول بهره‌وری و افزایش عملکرد در تضاد اسـت.

مطمئنا هرروز بـه محض این‌که از خواب بیدار می شوید گوشی شـما پر اسـت از پیام‌هاي‌ نخوانده تلگرام و پست‌هاي‌ جدید اینستاگرام و ایمیل‌هاي‌ چک نشده از شب قبل ودر صورتی کـه بخواهید همه ی اینها را یکجا چک کنید، معلوم نیست این چرخه شـما را تا کجای روز درگیر خواهد کرد.

اما اگر از شب قبل برای فردایتان زمان‌بندی کرده باشید حتما مدیریت بهتری روی این موضوع خواهید داشت و اجازه نخواهید داد هر صدای نوتیفیکیشنی شـما را از اولویت‌هاي‌ ان روزتان دور کند.

شبکه های اجتماعی اعتیادآور شیرینی که باعث میشوند متوجه گذر زمان نشویم !

ورود بـه شبکه‌هاي‌ اجتماعی مثل وارد شدن بـه یک هزارتو «maze» اسـت. شاید وارد شدن بـه ان دست خودتان باشد اما خارج شدن از ان دست شـما نیست!

گذشته از این شوخی، کم نیست زمان‌هایي کـه بـه چک کردن تلگرام و اینستاگرام و … اختصاص میدهیم و گذر زمان از دستمان در میرود.

هر چقدر زمان کم‌تری را بـه چک کردن شبکه‌هاي‌ اجتماعی و پیام رسان‌ها اختصاص دهید زمان بیشتری برای انجام کارهای مفید‌تر خواهید داشت.

من یک جمله دارم کـه وقتی بـه ان فکر میکنم خیلی انگیزه می گیرم و از طرفی بـه من کمک میکند زمان کمتری را در شبکه‌هاي‌ اجتماعی تلف کنم. ان جمله این اسـت: «وقتی همه ی دارند در تلگرام وقت تلف می کنند، تو یک کار مفید انجام بده!»

البته میتوانید در روز، زمان یا زمان‌هاي‌ مشخص و محدودی را برای چک کردن شبکه‌هاي‌ اجتماعی‌تان اختصاص دهید. اما کلید همین اسـت: استفاده از شبکه‌هاي‌ اجتماعی را «محدود» کنید.

در واقع راندمان شـما نسبت معکوسی دارد با مقدار زمانی کـه در شبکه‌هاي‌ اجتماعی می‌گذرانید.

شبکه های اجتماعی « فیسبوک – اینستاگرام – تلگرام » اعتیاد اورند؟ 

شاید برایتان جالب باشد کـه بدانید بنای شبکه هاي‌ اجتماعی مثل اینستاگرام بر اساس اعتیادآور شدن کاربر چیده شده اند این یک اتهام نیست بلکه مستندات زیادی دراین خصوص وجود دارند کـه خود کارمندان شبکه هاي‌ فیس بوک و اینستاگرام اذعان دارند کـه بـه عنوان مثال قرمز شدن دور استوری ها در اینستاگرام نوعی سو استفاده از پیام رسانی سلول هاي‌ عصبی ما اسـت !!

همه ی انسان رنگ قرمز را پر انرژی می‌دانند ودر اکثر مواقع بـه عنوان زنگ خطر شناخته میشود !

هر چیزی کـه نشانه هشدار باشد با زنگ قرمز نوشته میشود و وقتی دور استوری ها یا تعداد پیام هاي‌ جدید با رنگ قرمز نمایش داده میشوند ما هر کاری میکنیم کـه از شر این احساس خطر رها شویم و بـه این وسیله ما دائما استوری هارا چک میکنیم !

تعداد زیادی از ما فقط استوری هارا باز میکنیم تا استوری ندیده نمانده باشد .اینطوری نیست ؟

در پست هاي‌ بعدی بـه این موضوع کاملا خواهیم پرداخت با سایت تالاب همراه باشید .

تقسیم بندی وظایفتان

جا بـه جا شدن از یک کار بـه کار دیگر سبب تخلیه شدن انرژی ذهنی شـما خواهد شد. در عوض، پروژه هاي‌ مرتبط رابا هم جمع کنید و همه ی را یک‌باره انجام دهید. بـه عنوان مثال، روز خودرا با وقت گذراندن با چالش هاي‌ خدمات رسانی بـه مشتری شروع کنید. سپس بـه کمپین بازاریابی بروید. پس از ان؛ فرصت هاي‌ جدید محصولات خودرا بررسی کنید. اینکار باعث میشود تا کارهایی را کـه بـه انرژی ذهنی شـما احتیاج ندارند را پشت سر گذشته و دیگر چندین ساعت از وقت ارزشمند خودرا مشغول انجام چنین کارهایی نکنید.

برای هز چیزی غیر از برنامه تان یک کد تعیین کنید.

همه ی ما در شرایطی قرار داشته ایم کـه در ان میخواستیم دوباره بـه سر کار برگردیم اما نمی‌توانستیم بـه حرف هاي‌ مدیران خود پایان دهیم. بنابر این ما در باطن خود یک کدی را ساختیم کـه بـه این معنی اسـت: “جسارت نباشد، اما من باید اینکار را بـه سرانجام برسانم”.

این تاکتیک روش مدیریت زمان من را تغییر داد زیرا بـه این معنا اسـت کـه من می توانم بدون حواس پرتی روی پروژه هاي‌ بزرگ‌تر کار کنم

مردم بـه طور کلی میتوانند حواس بقیه را پرت کنند. اگر کسی بگوید کـه دو دقیقه از وقت شـما را لازم دارد، تقریباً هیچ وقت ۲ دقیقه نخواهد بود.اگر نتوانم ۱۰ تا ۱۵ دقیقه در روز برای کسی وقت بگذارم، سعی میکنم تا برای ملاقات کردن او در زمانی دیگر برنامه ریزی کنم.

بهتر اسـت روز خودرا با وقفه هاي‌ زمانی درست و بـه اندازه برنامه ریزی کنید تا با سعی و تلاش حداقل بـه ۱ یا ۲ تا از خواسته هاي‌ خود دست پیدا کنید.

غوربافه بزرگ را اول قورت بده

جمله ي “ان غورباقه را بخور” توسط نویسنده برایان تریسی مشهور شد. این جمله اساسا یک تکنیک مدیریت زمان اسـت کـه میگوید نخستین کارهایی کـه در صبح انجام می دهید باید سخت ترین و مهم ترین کارها باشند. انجام سخت ترین و بالاترین اولویت هاي‌ کاری ام قبل از انجام هر کار دیگری در صبح سبب شده اسـت روز پربارتری را داشته باشم.

از مولتی تسک بودن بپرهیزید و فقط روی یک چیز تمرکز کنید

زمانی کـه من شروع بـه تمرکز بر روی یک کار کردم، مدیریت زمان من نیز بـه دنبال ان تغییر کرد. با شروع روز، من روی مهم‌ترین کاری کـه در معرض اسـت تمرکز می کنم. من تا زمانی کـه ان کار را بـه پایان نرسانده ام اجازه نمیدهم هیچ مشکلی سد راه برنامه ریزی من شده و بـه ان آسیب بزند. زمانی کـه مهم‌ترین کار را انجام دادم، بـه سراغ مهم ترین کار بعدی می روم و همین طور ادامه میدهم. اینکار، حس چندکاره بودن را از بین میبرد.

 ایمیل ها و پیام ها را فقط ۲ بار در روز چک کنید

هر شخصی قادر بـه انجام اینکار نیست، اما من نتیجه ي فوق العاده اش را در افرادی کـه کمی درگیر ایمیل شده بودند دیدم. اینکار بسیار آسان اسـت. شـما در روز ۲ زمان را برای جواب دادن بـه ایمیل هایتان کنار میگذارید: یکی در آغاز روز و دومی در پایان روز.

هر کاری را کـه دراین برنامه مداخله کند، باید نادیده گرفته شود مگر این‌که مورد اضطراری باشد. مطمئنا در زمان هاي‌ اضطراری بـه شـما ایمیلی فرستاده نمیشود بلکه با شـما تماس خواهند گرفت.

اینکه همه ی کار هارا خودتان انجام دهی ضروری نیست 

در هر جایگاه و سمتی کـه باشید میتوانید انجام بخشی از کارها را بـه دیگران واگذار کنید. در مجموع سعی کنید کارهایی کـه جنبه عمومی‌تر دارند را بـه همکاری و مشارکت دیگران انجام دهید.

مثلاً درخانواده یا محل کار حتما می توانید بخشی از کارها را بـه دیگران واگذار کنید و بخواهید در انجام دادن کارها بـه شـما کمک کنند تا وقت آزادتان بیشتر شود.

البته طبیعتا این مدل کارها باید جنبه عمومی داشته باشد تا تقسیم‌ کار در مورد ان معنا پیدا کند. در غیر این صورت چندان خوشایند نیست کـه انجام کارهای شخصی خودتان را بـه دیگران واگذار کنید!

نگاهی بـه فهرست کارهایی کـه باید انجام بشوند بیندازید و ببینید کدام مسئولیت را میتوان بـه دیگران واگذار کرد.

هزینه در قبال وقت !

من از تجارب خود یاد گرفتم کـه فهرست کارهای مهم افراد کارآفرین هرگز انتهایی ندارد. شـما می توانید کارهایتان را اولویت بندی کنید، روی کارهای مهمتر تمرکز کنید یا وقت تان را برای چیز خاصی کنار بگذارید، اما در پایان روز، کارها باید بـه پایان برسند.

شـما باید بـه کسانی کـه میتوانند همان کارها را بهتر، سریعتر و ارزان تر از شـما انجام دهند اعتماد کنید.

 بین برنامه تان وقفه ناندازید

هر چه کمتر دچار وقفه در کارهایتان شوید، بهره وری شـما افزایش پیدا خواهد کرد. بـه چیزهایی کـه حواس شـما را پرت می کنند توجه نکنید. حال ممکن اسـت برای اینکار احتیاج باشد تا گوشی خودرا در جایی بـه دور از معرض قرار دهید یا صندق ورودی ایمیل خودرا هنگام انجام کارهای بسیار مهم ببندید. یک جریان شکسته در مسیر موفقیت می تواند واقعا مانع پیشرفت شود. با درک کامل از چیزهایی کـه تمرکزتان را بر هم می زنند، می توانید بهره وری خودرا افزایش دهید.

زمان بندی کارها به صورت حجمی و زمانی

داشتن یک زمان روتین و یک بازه زمانی تکرارشونده در طول روز برای انجام کارهای مشخص، ایدهٔ خیلی خوبی اسـت.

مثلاً مدتی بود کـه من بعد از ناهار و استراحت و از ساعت ۳ بـه بعد «تا حدود عصر» را فقط بـه کتاب خواندن اختصاص داده بودم. اینکار باعث شده بود تمرکزم از حالت عادی بیشتر شود و انگار ذهنم شرطی شده بود کـه در ان بازه زمانی، من باید کتاب بخوانم.

فرقی ندارد چه زمانی را بـه چه کاری اختصاص می دهید. این بستگی بـه خودتان دارد. اما اگر در طول روز کارهای ثابت و مشخصی را انجام میدهید، سعی کنید این کارها بـه صورت روتین در ساعات مشخصی از شبانه‌روز انجام شوند.

بستگی به کشش و توانمندی تان برنامه ریزی کنید !

یک برنامه ریزی صادقانه و پیشبینی شده خیلی بهتر از یک برنامه وریایی اسـت کـه هیچگاه  اتفاق نمی افتد

موقع انجام کارهای مختلف، مهارت و پایداری خودتان را محاسبه کنید. طبق معمول یک حد بهینه و طلایی برای عملکرد هر کس وجوددارد. سعی کنید ان حد بهینه را برای خودتان پیدا کنید.

مثلاً من فهمیده‌ام کـه در هر ساعت می توانم حدود ۲۰ صفحه کتاب بخوانم. من نقطه بهینه و طلایی خودم را پیدا کرده‌ام. اگر دریک ساعت تعداد صفحات کمتری بخوانم یعنی وقتم را تلف کرده‌ام، اگر تعداد صفحات بیشتری را بخوانم یعنی بدون دقت کافی و خیلی سریع مطالعه کرده‌ام.

این برای من یک معیار شده اسـت. برای هر کاری، نقطه بهینه و طلایی خودتان را پیدا کنید  مهم این اسـت کـه در همان بازهٔ طلایی باقی بمانید. بهره‌وری شـما زمانی اتفاق می‌افتد کـه در محدوده نقطه طلایی خودتان باشید.

کنار گذاشتن هر چیز اضافه و غیر ضروری

هر چیز اضافه یعنی تلف وقت. اگر فهرست کانال‌هاي‌ تلگرامتان زیاد شده اسـت، از ان‌ها لفت دهید و بیرون بیایید. اگر ایمیل‌هاي‌ اسپم اینباکس شـما را اشغال کرده اسـت، ان‌ها را لغو اشتراک «unsubscribe» کنید، اگر کمد لباستان پر اسـت، ان را خالی کنید، میز کار، اتاق و … هم همین طور.

اضافه‌ها را دور بریزید تا متمرکزتر شوید. خلوت بودن فضای بهتری برای تمرکز کردن ایجاد میکند و وقتی روی کارتان متمرکز باشید، عملکردتان بـه طرز فوق‌العاده‌اي بهتر خواهد شد.

مدیتیشن صبح را از دست ندهید !

صبح‌ها قبل از این‌که مشغول انجام کارهای روزمره شوید، اندکی تامل کنید ودر یکجای آرام ودر وضعیت بدنی مناسب قرار بگیرید و فقط تمرکز کنید. افکارتان را آرام کنید و رفته رفته خودتان را از نظر ذهنی برای انجام مسئولیت‌ها و کارهایی کـه قرار اسـت انجام دهید آماده کنید.

همین کار ساده اگر بـه صورت آیین یا روتین در بیاید در بلند مدت اثرات باورنکردنی روی ذهن و عملکرد شـما خواهد داشت.

 زمانبندی خواب و بیداری برای بهترین استفاده از زمان روزانه

نمیشود در مورد افزایش عملکرد و راهکارهای ان حرف زد ولی در مورد کیفیت خواب و ساعت خواب چیزی نگفت.

ما دراین مقاله قصد ورود بـه این موضوع را نداریم اما نکته‌اي کـه میخواهیم روی ان تاکید کنیم این اسـت کـه شاید خیلی مهم نباشد کـه شب‌ها کِي می خوابید و روزها چه ساعتی بیدار میشود.

حتی شاید این هم در شروع کار ان‌قدر مهم نباشد کـه چند ساعت در روز می خوابید، بلکه مسئله‌اي کـه بسیار مهم‌تر اسـت این اسـت کـه در ساعت‌هایي کـه بیدارید چقدر موثر و باکیفیت کار می کنید؟

 ما همیشه عادت داریم کـه در مورد کمبود زمان صحبت کنیم و پیش خود یا دیگران از این‌که بـه هیچ کارمان نمیرسیم، شکایت کنیم. اما هرگز زمانی را بـه فکر و تمرکز روی این مساله نمیگذاریم. بـه جای این‌که دنبال راه حلی برای جبران وقت باشیم، از کمبود ان شکایت می کنیم.

زودتر دست به کار شوید !

 سعی کنید در عرض ۵ دقیقه پشت میز خود نشسته و کارهایتان را شروع کنید. ۳۰ دقیقه تا ۶۰ دقیقه وقت تلف کردن برای شروع کار می تواند برایتان هزینه هاي‌ گزافی به‌ دنبال داشته باشد.

 ارزش زمان خود را بدانید تا بقیه هم به گرفتن زمان از شما احترام بگذارند

 وقتی کمبود زمان دارید و این مساله فشار زیادی بـه شـما وارد می کند، همه ی ایمیل ها و پیام هاي‌ کاری و غیرکاری را نادیده بگیرید و فقط بـه انجام کاری کـه باید انجام شود، فکر کنید.

زمان همه ی افراد دریک شرکت مشابه یک دیگر اسـت و از نظر زمانی همه ی شبیه هم هستیم.

تمرکزتان را بیشتر کنید و نادیده گرفتن هر چیز غیر از برنامه ریزی تان را شروع کنید

همه ی تلاش خودرا بکنید تا ایمیل خودرا حداقل برای ۱۵ یا ۳۰ دقیقه ببندید و بـه سراغ ان نروید. بـه این صورت، تمرکزتان روی کار بیشتر خواهد بودو استفاده بهتری از دقایق خود خواهید داشت.

از زمان خود برای انجام کارهایی استفاده کنید کـه ارزش دارند.

اگر عادت دارید کـه کارهای خودرا عقب انداخته ودر دقیقه ۹۰ ان ها را انجام می دهید، از خودتان بپرسید دلیل این همه ی تاخیر و بـه‌تعویق انداختن ها چیست؟ کارتان خیلی سخت اسـت؟ خیلی آسان اسـت؟ حوصله‌سربر اسـت؟ آیا خسته هستید؟ انسان می تواند انرژی و زمان زیادی را صرف کارهایی کند کـه کاملا بیهوده و بی ارزش هستند.

همه چیز کار نیست به زندگی شخصی خود اهمیت بدهید !!

 سعی کنید کار خودرا دریک ساعت مشخص و ثابت در طول روز تمام کنید. بـه هیچ وجه اجازه ندهید کـه انجام وظایفتان تا بعدازظهر طول بکشد و وقتی کـه باید بـه زندگی شخصی اختصاص بدهید را احاطه کند. برای بهره‌وری بیشتر، می توانید دو ساعت ثابت برای اتمام کار خود تعریف کنید: ساعتی برای روزهای ایده آل و پرانرژی و ساعتی برای روزهای کـه کارها بـه تعویق افتاده اند و لازم اسـت بیشتر بمانید.

به جای هدر دادن وقت کمی بخوابید!

 اگر کارتان بـه گونه اي اسـت کـه باید در طول روز شبکه هاي‌ اجتماعی را رصد کنید، برای ان زمان بندی اختصاصی داشته باشید و بـه این فکر کنید کـه لازم نیست همه ی وقت خودرا در صفحه این شبکه ها سپری کنید.

یک بررسی و تحلیل دقیق در مورد زمانی کـه برای انجام کارهای خود اختصاص می دهید، انجام دهید تا متوجه شوید دقیقا کجا و چرا و بـه چه دلیلی وقت تان تلف می شود. همچنین بـه روزهای تعطیل آخر هفته هم رسیدگی کنید تا ببینید وقت تان صرف چه کارهایی می شود.

اصول برنامه خود را هر چند وقت یکبار با توجه به نتیجه آن تغییر دهید !

 با تکیه بر نتیجه بررسی و تحلیل زمانی خود، ببینید کجاها باید برای زمان خود دوباره از نو برنامه ریزی کنید. یا مثلاً برای انجام چه اموری باید وقت بیشتری اختصاص دهید؟ از انجام کدام کارها نهایت لذت را می‌برید یا چه اموری ارزش صرف زمان را ندارند؟ عمده ترین و اصلی ترین فاکتوری کـه موجب تلف زمان شـما در طول یک روز کاری می شود، چیست؟

و در مسائلی که شمارا از برنامه و هدفتان دور میکند را شناسایی کنید !

بـه این دید در روانشناسی تعمق می گویند !

 چه مسائلی باعث میشوند تا زمان خودرا بـه بهترین شکل مدیریت کنید؟ ۵ گزینه اصلی و مهم از نظر خودرا یادداشت 

 بـه تیتر هاي‌  بالا نگاه کنید کدام یک را اغلب در طول ماه انجام می دهید؟ یا در طول سال گذشته انجام داده اید؟

 چه مساله یا مشغله فکری، زمان شـما را هدر می دهد؟

 چه چیزی موجب تحلیل رفتن انرژی شـما و چه چیزی موجب تحلیل رفتن زمان شـما می شود؟

محدودکننده هاي‌ زمان و انرژی را تا حد امکان کم کنید.

با اینکار می توانید با تمرکز و انرژی بیشتری بـه اموری حرفه اي خود بپردازید.

هر عاملی کـه موجب تحلیل رفتن زمانتان می شود را پیدا کرده و از بین ببرید. این آیتم ها می تواند شامل تکنولوژی، سیستم هاي‌ کاری، جریان کار یا حتی همکاران باشند. پس از شناسایی این عوامل، بـه تغییر انها پرداخته و برای وقت و ایده هاي‌ خود ارزش قایل شوید.

چکیده :

مدیریت زمان، یعنی زمان خودرا بـه‌طور مؤثر بـه فعالیت‌هاي‌ مناسب اختصاص دهیم و از زمان خود بهترین استفاده ممکن را بکنیم. مدیریت مؤثر زمان، بـه افراد اجازه میدهد تا بر اساس اولویت‌هاي‌ خود، فاصله‌هاي‌ زمانی خاصی را بـه فعالیت‌هاي‌ خاصی اختصاص دهند. 

در مدیریت زمان مشخص می کنید کـه کدام فعالیت مهم‌تر اسـت و چه مدت زمانی را باید بـه ان اختصاص دهید، کدام کار را باید زودتر انجام دهید و کدام کار را بعداً نیز می توانید انجام دهید.

مدیریت زمان نه‌تنها در سازمان‌ها، بلکه در زندگی شخصی ما نیز نقش مهمی را ایفا می کند.