روش مدیریت زمان در طول روز با این 60 روش + عکس

روش مدیریت زمان : فرض کنید کـه زمان مانند پول اسـت، در این جا نحوه میلیونر شدن با زمان آمده اسـت. دراین قسمت از مجله تفریحی تالاب برای شـما همراهان عزیز لیستی از کارهایی کـه می توانید زمان را مدیریت کنید را منتشر کرده ایم.

چگونه زمانمان را به بهترین شکل مدیریت کنیم؟

تحقیقات فراوان بـه شـما خواهد گفت کـه پول بیشتر – علاوه بر مقدار معینی کـه برای تامین نیازهای اولیه و سپس مقداری لازم اسـت – الزاماًً بـه معنای شادی بیشتر نیست. اما آیا می دانید چه چیزی مستقیماً بـه شادی بیشتر ترجمه می شود؟ زمان بیشتر.

“مدیریت زمان” «مانند واگذاری کارهای خانه» در واقع منجر بـه رضایت بیشتر از زندگی می شود.

اکنون، ما هرگز بـه شـما نمیگوییم کـه تلاش خودرا برای افزایش دست مزد کاهش دهید، اما یقیناً بـه شـما میگوییم کـه سعی کنید زمان بیشتری را از روزهای خود صرف کنید. در برخی موارد، ممکن اسـت بـه معنای واقعی کلمه استخدام شخصی برای انجام کارهایی باشد کـه نمی‌خواهید انجام دهید.

همچنین ممکن اسـت بـه این معنا باشد کـه دوباره فکر کنید کـه چگونه بـه زمان‌های‌ خاص روزانه مانند ایمیل نزدیک میشوید. و ممکن اسـت بـه معنای تغییر روش‌های‌ تعامل با نزدیک‌ترین همکارانتان باشد – همه ی این ها بـه نفع این باشد کـه کارگری سریع‌تر و مؤثرتر باشید و سپس وقت بیشتری برای خود داشته باشید. بهترین راه‌ها را بخوانید تا هرروز یک ساعت کامل بـه عقب برگردید.

بیشتر بخوانید: راه های مدیریت روزهای سخت آخر سال

1. فوراً نقاط ضعف خود را پیدا کنید

روش مدیریت زمان

یک روز معمولی را ارزیابی کنید. این بـه این معنی اسـت کـه هر کاری را کـه از برخاستن و درخشندگی تا زمان خواب انجام می دهید، یادداشت کنید.

توجه بـه همه ی برنامه های‌ صبحگاهی و حواس پرتی بـه شـما کمک می کند تا متوجه مواردی مانند پرسه زدن بین حمام و تلویزیون شوید. اگر از خانه کار می کنید، مراقب باشید کـه آیا سفر های تکراری غیرضروری بـه اتاق لباس‌شویی یا آشپزخانه انجام می دهید.

«بنشینید و داده های‌ خودرا برای مشکلات استخراج کنید. شاید اگر تلویزیون صبحگاهی تماشا نمی کردید، می توانید 15 دقیقه زودتر از خانه بیرون بیایید، کـه باعث میشود کمی جلوتر از ترافیک شوید ودر نتیجه 15 دقیقه دیگر صرفه‌جویی کنید.» احتمالاً متوجه خواهید شد کـه یافتن راه هایي برای بهینه سازی روز خود با یک ساعت آنقدرها کـه بـه نظر می رسد چالش برانگیز نیست. 

2. مهلت های زودتر تعیین کنید

بهترین روش مدیریت زمان

زمانی را کـه داریم پر می کنیم. اگر رئیستان دوهفته بـه شـما فرصت می دهد تا باهم گزارش تهیه کنید، احتمالاً از تمام این دوهفته استفاده خواهید کرد. با تعیین ضرب الاجل در نخستین فرصت ممکن از این تمایل بـه نفع خود استفاده کنید.

مدیریت زمان : بـه جای هفته بعد، پیشنهاد دهید تا یک پروژه را تا این هفته بـه اتمام برسانید ودر نهایت زمان زیادی برای وقت خالی خواهید داشت. اگر تمایل دارید تا آخرین مهلت ممکن برای اتمام پروژه ها صبر کنید، بـه نظر می رسد کـه بـه توصیه هایي برای پیش گیری از بـه تعویق انداختن پروژه ها نیاز دارید.

3. ایمیل ها را به وظایف تبدیل کنید

یکی از بزرگ‌ترین تلف‌کننده‌های‌ زمان در مورد ایمیل‌ها، این اسـت کـه ما بـه یک پیام نگاه می کنیم و روی ان می نشینیم ودر مورد اقدامات بعدی کـه باید انجام دهیم بحث می کنیم. ایمیل‌ها بـه صورت زمانی ارسال میشوند، کـه یک روش سازمان‌دهی بسیار ناکارآمد اسـت، زیرا نیازی بـه فوریت ندارد.

برای این کـه کارایی بیشتری داشته باشید، باید وظایف را از ایمیل‌ها استخراج کنید و یا فوراً در مورد انها اقدام کنید یا برای زمانی کـه فرصت دارید، انها را بـه “فهرست کارهایی کـه باید انجام دهید” منتقل کنید.

با کاهش زمانی کـه صرف مراجعه بـه ایمیل اصلی برای دستورالعمل ها می کنید و با کارهای کمتر حیاتی کـه بـه تازگی در صندوق ورودی شـما نشان داده شده اند، می توانید بـه اسانی یک ساعت در روز خودرا بـه دست آورید. افزایش صرفه جویی در زمان اعصاب شـما را آسان می کند و بهره وری شـما را افزایش می دهد. 

4. هرگز ایمیل خود را مرتب نکنید

روش مدیریت زمان

ممکن اسـت گروهی از پوشه‌ها داشته باشید کـه در ان‌ها هر پیامی را بـه دقت جابجا میکنید. حقیقت این اسـت کـه شـما احتمالاً وقت خودرا تلف می کنید. کسانی کـه هیچ سازماندهی ایمیلی انجام ندادند، یادداشت‌هایي را کـه بـه دنبال ان بودند سریع‌تر از کسانی کـه در پوشه‌ها ثبت میکردند، پیدا کردند. 

5. نوشتن “متشکرم” را متوقف کنید

ثانیه‌ها و دقیقه‌هایي کـه صرف انجام کارهای کوچک و اغلب غیرضروری می شود، میتوانند بـه عادت‌هایي تبدیل شوند کـه بارها در روز تکرار میشوند. یک مثال بارز: ارسال ایمیل اضافی «سپاسگزارم»؛ «بسیار خوب» یا «دریافت کردم» در طول مکاتبه.

«بیشتر اوقات، فقط حذف می شود و اگر کسی در گذشته توپ را رها نکرده باشد، هر بار کـه ایمیل می فرستیم نیازی بـه تشکر نداریم.»  بـه جای برداشتن گام اضافی برای نوشتن «سپاسگزارم»؛ اقدام بعدی مورد نیاز برای ان زنجیره ایمیل خاص را انجام دهید و پروژه را بـه جلو پیش ببرید—این استفاده بهتر از زمان همه ی اسـت.

6. دیگر همکار هلیکوپتری نباشید

روش های‌ مدیریت زمان

هر پیامی نیاز بـه پاسخ ندارد و میتوانید بـه همکاران خود اعتماد کنید تا بدانند چه کاری باید انجام دهند. “بـه نظر من، این یک راه حل ساده برای کاهش یک ساعت از روز و تمرکز بر روی مناطقی اسـت کـه نظرات شـما واقعا ارزش افزوده دارد.” 

7. برون سپاری ایمیل ها

کاهش بررسی ایمیل موثر اسـت، اما ممکن اسـت ارزش این را داشته باشد کـه شخص دیگری را برای مدیریت کامل ایمیل های‌ شـما استخدام کنید. دیوانه کننده بـه نظر می رسد، اما این رویکردی اسـت کـه توسط Gene Caballero، یکی از بنیانگذاران GreenPal استفاده شده اسـت. او میگوید: با دریافت بیش از 500 در روز، میدانستم کـه گرفتن دستیار مجازی اجتناب ناپذیر اسـت.

هیچ کمبودی در پلتفرم‌هایي وجود ندارد کـه از دستیاران مجازی کمک میکنند و تعداد زیادی از انها در مرتب‌سازی ایمیل‌ها، پاسخ دادن بـه ایمیل‌هایي کـه نیاز بـه پاسخ دارند و تنها مهمترین آن ها را فیلتر می کنند تا واقعاً پاسخ دهید، تجربه خوبی دارند.

احتمالاً مدتی طول می کشد تا بـه کسی آموزش دهید دقیقاً چه کاری انجام دهد، اما در نهایت، اینکار بـه صورت خودکار انجام می شود. شـما باید بـه انها آموزش دهید کـه چگونه ایمیل های‌ خودرا فیلتر کنند، بـه آسان ترین ها پاسخ دهند و پیام های‌ مهم را علامت گذاری کنند، با هر پیام مشکوکی باید برای ارزیابی برای شـما ارسال شود.

“وقت خودرا صرف کنید و ضربه زننده باشید.” “این بیشتر تلف وقت اسـت کـه سعی کنید یک نفر را آموزش دهید و بعد متوجه شوید کـه آن ها مناسب نیستند تا این کـه وقت خودرا برای پیدا کردن بهترین انها صرف کنید.” اما وقتی مناسب را پیدا کردید، صندوق ورودی شـما بسیار خودکار خواهد شد ودر زمان صرفه جویی خواهید کرد.

8. سایر وظایف را برون سپاری کنید

شـما نباید برون سپاری را فقط بـه ایمیل خود محدود کنید. آیا تحقیقی برای گزارشی دارید کـه نصف روز را بکشد؟ بـه کسی پول بدهید کـه اینکار را برای شـما انجام دهد. آیا بعدازظهر شـما با چیدن یک سخنرانی بیدار می شود؟ از سرویسی مانند Upwork یا Fiverr استفاده کنید تا شخص دیگری را وادار بـه ایجاد ان کنید و حتی ممکن اسـت کار بهتری از انچه کـه دارید انجام دهید.

اینروزها، تعداد زیادی از مردم فکر می کنند کـه می توانند هر کاری را انجام دهند، زیرا اینترنت اطلاعات را در معرض آن ها قرار میدهد اما متخصصان طبق معمولً میتوانند این وظایف را سریع‌تر «و بهتر» از شـما انجام دهند.

یک حرفه اي خوب در وقت شـما صرفه جویی می کند کـه ممکن اسـت صرف کارهایی کنید کـه از ان لذت می برید یا کارهای کلیدی کـه هزینه های‌ برون سپاری را متعادل می کند. برون سپاری شـما را کارآمدتر می کند و بـه شـما امکان می دهد روی کاری کـه بهترین انجام می دهید تمرکز کنید، کارایی خودرا افزایش داده و حداقل یک ساعت بیشتر در روز بـه دست آورید. 

9. ROI خود را مشخص کنید

60 روش مدیریت زمان

لازم نیست وکیل یا مشاور باشید تا از نرخ خود برای ساعات قابل پرداخت مطلع شوید. بازده سرمایه‌اي را کـه برای یک ساعت از وقت خود در انجام وظایف مختلف ایجاد میکنید، ارزیابی کنید و هر چیزی را کـه درآمد بالایی ندارد بـه او واگذار کنید.

“اگر من ثابت کرده باشم کـه ارزش زمان من 450 دلار در ساعت اسـت، و می‌توانم شخصی رابا 15 دلار در ساعت استخدام کنم تا کاری را انجام دهم کـه در غیر این صورت خودم انجام می دهم، و با این فرض کـه انجام ان سه برابر بیشتر از زمان نیاز دارد. 

«من اینکار را میکنم، برای «خرید» یک ساعت زمانی کـه برای من ارزش 450 دلاری دارد، 45 دلار هزینه دارد. “این یک بازگشت سرمایه 1000٪ اسـت – چیزی کـه بـه سادگی در تعداد زیادی از مکان های‌ یک تجارت در معرض نیست.” 

10. زمان مرخصی را تنظیم کنید

“درباره ان فکر کنید – چه زمانی بیشترین بازدهی را دارید؟ یک روز قبل از رفتن بـه تعطیلات!” “تا بـه حال فکر کرده اید کـه چرا؟ این قدرت داشتن زمانی اسـت کـه می دانید بـه سادگی باید دفتر را ترک کنید. اما نیازی نیست برای تعطیلات منتظر بمانید، می توانید از این تکنیک در هرروز کاری استفاده کنید – با داشتن زمان ترک شرکت.”

11. یک ساعت بدون وقفه ایجاد کنید

همه ی نمیتوانند تمام عوامل حواس پرتی را در تمام طول روز ساکت نگه دارند. اما همه ی می توانند ساعت تعیین‌شده‌اي ایجاد کنند کـه در ان همه ی وقفه‌ها نادیده گرفته شوند و اعلان‌ها خاموش شوند.

«یک ساعت در روز خودرا درنظر بگیرید کـه وقفه ها را نمی پذیرید». “اجازه دهید تماس های‌ تلفنی بـه پست صوتی منتقل شوند و حتی بـه دیدن ایمیل فکر نکنید. بگذارید بازدیدکنندگانی کـه در حال بازدید هستند منتظر بمانند. از ان ساعت برای تمرکز روی یک کار از پیش تعریف شده کـه سوزن را حرکت می دهد استفاده کنید. اگر بیشتر دریافت کردید تعجب نکنید. در ان یک ساعت از مجموع بقیه روز انجام می شود.”

12. اعلان ها را خاموش کنید

«فقط بـه این دلیل کـه ما تلفن‌های‌ همراه، آی‌پد، ایمیل، واتس‌اپ و غیره داریم، بـه این معنا نیست کـه باید بـه هر پیام پاسخ دهیم.» این خطر وجوددارد کـه جامعه مدرن غربی بـه “جوجه های‌ بی سر” تبدیل شود.”

13. 20 ثانیه به Time-Wasters اضافه کنید

این ممکن اسـت غیر منطقی بـه نظر برسد، اما تحقیقات نشان داده اسـت کـه بهترین راه برای کاهش فعالیت‌های‌ تلف وقت این اسـت کـه آن ها را وادار بـه انجام کارهای طولانی‌تری کنید.

این قانون را “قانون 20 ثانیه” می نامد. مانند قبل، افزودن 20 ثانیه بـه کارهایی کـه نباید انجام دهید، اغلب کافی اسـت تا شـما را وادار بـه انجام انها کند. یک مسدودکننده مرورگر ایجاد کنید کـه برای گشت و گذار در اینترنت از شـما نیاز بـه وارد کردن رمز عبور دارد. ایستگاه کاری خودرا از آشپزخانه اداری دور کنید تا برای برداشتن گام‌های‌ اضافی کـه در سفرهایتان بـه دستگاه قهوه‌ساز کاهش مییابد، بـه اندازه کافی مزاحم شود.

14. “انرژی فعال سازی” خود را کاهش دهید

همین منطق برعکس عمل می کند: راه‌هایي را بیابید کـه راه خودرا برای انجام کارهایی کـه از انها لذت نمیبرید اما برای بهره‌وری شـما مهم‌تر هستند، آسان‌تر کنید. “انرژی فعال سازی را برای عادت هایي کـه می خواهید اتخاذ کنید، کاهش دهید، و ان را برای عادت هایي کـه می خواهید از انها اجتناب کنید، افزایش دهید. تغییر مثبت را شروع کنید.”

15. از صبح خود بیشتر بسازید

صبح زمان حواس‌پرتی محدود اسـت و شـما میتوانید قبل از بیدار شدن یک فرد معمولی بـه موفقیت‌های‌ زیادی دست پیدا کنید. شـما ایمیل، جلسه یا تماس تلفنی ندارید کـه حواس شـما را پرت کند. این یک راه عالی و کارآمد برای شروع روز اسـت.

برای این کـه این تمرین کارساز باشد، پارکس پیشنهاد می کند کـه بـه موقع استراحت کنید. “ترفند این اسـت کـه شـما باید زود بـه رخت خواب بروید تا بتوانید حداقل هفت ساعت بخوابید. اگر برنامه‌ریزی کنید با این نوع روتین مطابقت داشته باشد، از کارهای اضافی «شخصی و کاری» کـه انجام میدهید شگفت‌زده خواهید شد. هرروز انجام می شود.”

16. سریع نباش، صاف باش

تمرکز خود بر روی اتمام سریع کارها ممکن اسـت در واقع اثر معکوس داشته باشد. بهتر اسـت در عوض توجه خودرا بـه “روشن” بودن کار خود معطوف کنید. این یافته تحقیقاتی بود کـه الیور برکمن درکتاب خود بـه نام پادزهر: شادی برای افرادی کـه نمی‌توانند تفکر مثبت را تحمل کنند، مورد بحث قرار می دهد.

خلاص شدن از دست اهداف، یا تمرکز کمتر بر روی آن ها، اغلب بهترین راه برای استخراج نتایج از کارمندان اسـت… بـه عنوان مثال، یک خدمه پیت فرمول یک کـه با انها کار میکرد، و بـه اعضای ان گفته شد کـه دیگر اینکار را نخواهند کرد. بر اساس اهداف سرعتی ارزیابی می شوند؛ بـه جای ان‌ها بر اساس سبک رتبه‌بندی میشوند.” بـه انها دستور داده شد کـه بـه جای این کـه رکورد فعلی خودرا شکست دهند، روی بازیگری «آرام» تمرکز کنند، اجرای سریع‌تر را پایان دادند.» 

بیشتر بخوانید: چگونه در وقت کم بیشترین کارها رو انجام بدیم ؟

17. فقط نیم ساعت زودتر وارد دفتر شوید

گاهی اوقات، این تمام چیزی اسـت کـه برای حذف کارهای با تمرکز بالا از بشقاب خود لازم اسـت.

بـه محض شروع “رسمی” روز کاری، ایمیل ها و تماس های‌ تلفنی شروع می شود و حذف چیزی از فهرست شـما غیرممکن بـه نظر می رسد. “من دوست دارم هرروز ساعت 6:30 یا 7 صبح وارد دفتر شوم، زیرا همیشه پربارترین زمان من در روز اسـت «و تنها زمانی از روز کـه واقعاً آرامش و سکوت دارم».

18. وارد یک “جریان” شوید

بهترین راه برای اکثر افراد برای «خرید» 60 دقیقه اضافی در روز، ورود بـه منطقه متمرکزی اسـت کـه روانشناسان ان را «جریان» مینامند. جریان یک حالت ذهنی بسیار سازنده اسـت کـه در ان شـما کاملاً بر روی کاری کـه چالش برانگیز اما ممکن اسـت متمرکز هستید.

دراین حالت شـما قادر بـه دریافت بازخورد هستید و حواس شـما پرت نمی‌شود. شـما 100% برای حداقل 20 دقیقه متمرکز هستید. وقتی موفق بـه دستیابی بـه این سطح از تمرکز می شوید، بهره وری، خلاقیت و نتایج اوج می‌گیرد. 

19. از قبل سازماندهی کنید

سازماندهی کنید تا زمانی را صرف «خاموش کردن آتش» نکنید کـه فراموش کرده اید در حال دمیدن اسـت. از iCal خود استفاده کنید. از هشدارهای آیفون خود استفاده کنید. از هر ابزاری کـه برای بـه دست آوردن و سازماندهی نیاز دارید استفاده کنید. فهرست ها را تهیه کنید و آن ها را بررسی کنید.

وقتی در بالای بازی خود هستید، کمتر احتمال دارد ان 60 دقیقه خودرا از دست بدهید. بـه امید بـه دست آوردن چون چیزی را فراموش کردید، باید همه ی چیز را رها کنید تا اینکار بیش از حد رسیده را برطرف کنید ودر نتیجه هفته بعد را بـه بازی کردن بگذرانید.

20. جلسات اجتماعی را به آخر هفته منتقل کنید

مانند کاهش چندوظیفه اي، نگه داشتن زندگی اجتماعی و کاری در زمان هایي کـه بـه دقت تخصیص داده شده اند و با یک دیگر تداخل ندارند، می تواند هفته شـما را باز کند. 

ناهار، شام و قرارهای ورزشی خودرا در طول هفته لغو کنید و ان ها را در آخر هفته رزرو کنید. “این بـه شـما چندین “ساعت پیدا” را در برنامه دوشنبه تا جمعه خود می دهد. بیشتر مردم تمایل دارند قهوه و شام رابا دوستان ودر محل کار صرف کنند. وقتی وقت دوست خودرا فقط بـه آخر هفته ها محدود کنید، متوجه می شوید کـه اینکار را انجام می دهید. زمان برای چیزهای دیگر در طول هفته.

زمانی کـه محدودیت‌های‌ تعامل اجتماعی ثابت برای تعیین روزهای خودرا نداشته باشید، برنامه شـما بسیار انعطاف‌پذیرتر خواهد بود. گرچه شـما نباید اجازه دهید کار با یک برومنس خوب تداخل پیدا کند.

21. فضاهای بدون فناوری ایجاد کنید

اتاق خواب خودرا از محدودیت های‌ فناوری خارج کنید. می‌دانم کـه بـه نظر دیوانه کننده و خرابکارانه بـه نظر می رسد، اما راهی برای یافتن زمانی برای خواب، عاشقانه، مدیتیشن و فقط غر زدن در اطراف اتاق خواب خود اسـت کـه باید یک پناهگاه باشد.

اگر نیاز بـه استفاده از رایانه یا تلفن همراه دارید، ان را از اتاق خارج کنید. اتاق خواب، و خودتان را طوری آموزش دهید کـه یک اتاق بدون فناوری داشته باشید کـه در ان وقت آزاد بدون فناوری پیدا کنید. بعلاوه، اگر اتاق خواب خودرا از محدودیت های‌ تکنولوژی خارج کنید، حداقل 60 دقیقه برای چیزهای سرگرم کننده وقت خواهید داشت. 

22. وقت خود را صرف هیچ کاری نکنید

«زمان آرام برای تأمل، مدیتیشن، تفکر استراتژیک یا حتی یک چرت کوتاه، همگی باعث افزایش بهره‌وری می شوند.» شصت دقیقه را میتوان بـه تکه‌های‌ کوچک‌تری در طول روز تقسیم کرد. ” شـما باید ذهن خودرا هر چند وقت یکبار کـه لازم اسـت در فواصل زمانی کوتاه احیا کنید تا کارایی روز کاری خودرا طولانی کنید و کارهای بیشتری انجام دهید.

23. موج سواری را متوقف کنید. اکنون.

شـما باید بلوک‌های‌ زمانی محدودی را برای رسانه‌های‌ اجتماعی و مرور تنظیم کرده باشید تا حواس‌پرتی را کاهش دهید ودر هدف بمانید. در وب گردی نکنید.

وقتی بـه موضوعی نگاه میکنید و بـه حوزه‌های‌ دیگر منحرف میشوید، ساعت‌ها می‌گذرد. در مقابل انگیزه باز کردن مرورگر و نگاه کردن بـه نقطه دلخواه برای بـه‌روزرسانی سریع مقاومت کنید. این شامل رسانه‌های‌ اجتماعی نیز میشود. بـه خود 15 دقیقه در روز فرصت دهید، نه بیشتر از کـه.

24. جلسات خود را محدود کنید

«جلسات باید فقط برای تصمیم گیری باشد. “جلسات اطلاعاتی باید لغو شوند، زیرا می توان اطلاعات را بـه روش های‌ مختلفی بـه اشتراک گذاشت کـه شامل جمع کردن یک دسته از افراد نمیشود.” اگر راهی برای اجتناب از جلسه و توزیع دیجیتالی اطلاعات مورد نیاز وجوددارد، باید از این فرصت برای صرفه جویی در زمان استفاده کنید. اما اگر دریک جلسه گیر کرده اید، مطمئن شوید کـه آماده هستید.

25. با افسانه چندوظیفه ای متوقف شوید

چند وظیفگی سرعت شـما را کند می کند و بهره وری شـما را کاهش می دهد زیرا ذهن شـما دائماً تمرکز را تغییر می دهد و از وارد شدن بـه حالت جریان جلوگیري می کند.

قرار دادن 100% تمرکز خود بر روی یک کار و سپس رفتن بـه کار بعدی، در واقع سریع تر از تقسیم تمرکز بر روی چندین کار اسـت تا بتوانید همه ی آن ها را هم زمان انجام دهید. شرکای جهانی و نویسنده کتاب میلیونر هدفمند: 52 قانون برای ایجاد یک زندگی سرشار از ثروت و شادی در حال حاضر.

شگفت‌انگیز اسـت کـه چقدر زمان بیشتری در طول روز پیدا میکنید، وقتی از تلاش برای انجام چندین کار بـه طور هم زمان دست بردارید و فقط تمرکز کامل خودرا روی پروژه مورد نظر پیش روی خود بگذارید. و یکی از مدیران ارشد اجرایی کشور آمریکا با این موضوع موافق اسـت.

26. با One Tab بچسبید

یک قانون سرانگشتی خوب برای خاطرجمعی از این کـه چندوظیفه اي ندارید این اسـت کـه هر بار فقط یک برگه مرورگر را باز نگه دارید. هر بار کـه مغز شـما بـه دور نگاه می کند و بـه چیزی غیر از کار در دستتان فکر میکند – از جمله یکی از ان 85 برگه کـه برای همه ی چیز باز کرده اید، از صورت‌حساب کارت اعتباری‌تان گرفته تا مقاله‌اي درباره تنبل‌ها، بهره‌وری کاهش مییابد.

شـما ممکن اسـت فکر کنید کـه با همه ی ان برگه‌ها روی رایانه‌تان باز شده‌اید، اما اینطور نیست. “هر بار کـه مغز شـما وادار بـه تغییر و تصمیم گیری می شود هزینه اي دارد و سرعت شـما را کاهش می دهد. این نکته بـه تنهایی بـه شـما کمک می کند تا وظایف را سریع تر انجام دهید و زمان خودرا در روز آزاد کنید.”

27. سوپر وظیفه

اگر شـما یکی از معدود افرادی هستید کـه می توانید چند کار رابا موفقیت انجام دهید، برای کارهای واقعی در سطح جدی آماده هستید: یاد بگیرید چگونه “supertask” کنید، یعنی انجام دو یا چند کار بـه طور هم زمان بدون آسیب رساندن بـه عملکرد شـما. 

تکلیف فوق العاده شامل صرفه جویی در زمان، اما انجام دو یا چند کار بـه طور هم زمان، و انجام هر دوی انها بـه خوبی اسـت. ذهن “ابر وظیفه ها مانند شعبده بازها فکر و عمل می کنند. در مغز، نورون های‌ بیننده و هدایت کننده وجوددارد.”

او این نوع چندوظیفه اي مؤثر را بـه عنوان جابجایی بین «تفکر سریال» یا یک دریک زمان و تفکر موازی «دو یا بیشتر هم زمان» توصیف می کند. «توجه داشته باشید: تنها 2.5 درصد از جمعیت می توانند “ابر کار” انجام دهند.»

همچنین، برای افرادی کـه می توانند سوپرتکلیف انجام دهند، مرکز درگیری مغز «سینگوله قدامی» و ناحیه‌اي کـه بین ایده‌ها ارتباط برقرار می کند «قشر پیشانی قطبی» نسبت بـه افرادی کـه یک کار واحد را انجام میدهند، کارآمدتر جذب می شوند. 

28. دامپ مغز

یافتن 60 دقیقه اضافی در روز بـه همان اندازه کـه برنامه‌ریزی‌اش را پاک‌سازی میکند. برای این منظور، تمام تعهدات، پروژه‌ها و هر کاری کـه بـه ذهن میرسد باید روی کاغذ یا دریک سیستم وظیفه‌اي نوشته شود کـه از اشغال فضای مغز پیشگیري کند.

هر چیزی را کـه می خواهید بـه خاطر بسپارید، بیرون بیاورید. “این قدرت مغز هدر رفته اسـت و تمرکز شـما را منحرف می کند و سرعت شـما را کاهش می دهد. وقتی روی کاغذ یا در Evernote قرار گرفت، نیازی نیست ان را نگه دارید.” شـما باید عادت داشته باشید کـه برنامه های‌ مکتوب با فهرست های‌ روزانه و بلند مدت تهیه کنید تا بار حافظه خودرا بردارید و پهنای باند بیشتری بـه ذهن خود بدهید.

29. لیست کارهایی که باید انجام دهید را کوتاه نگه دارید

در حالی کـه همه ی چیز باید بر روی کاغذ یا فهرست کارهایی باشد کـه می توانید در مورد آن ها اقدام کنید، الزاماًً نباید بـه فهرست کامل همه ی کارهایی کـه باید انجام دهید خیره شوید. فهرست های‌ بزرگ می توانند غیر قابل حل بـه نظر برسند و مغز شـما را بـه مارپیچ وحشت بفرستند. در عوض، روزانه یک «فهرست کارهای ضروری» از دو تا سه کار ایجاد کنید کـه «حتما باید امروز انجام دهید».

“وقتی ان ها را از سر راه بردارید، می توانید بـه آشغال های‌ مغز خود نگاه کنید. بازهم، هدف از اینکار پیشگیری از فلج شدن طاقت فرسا اسـت.” 

30. در مراسم صبحگاهی خود تجدید نظر کنید

«لحن رابا تصمیم‌گیری تنظیم کنید کـه میخواهید از خواب بیدار شوید و روز را مهم کنید، سپس با سکوت، مدیتیشن، پیشرفت شخصی و ورزش، زود وارد ان شوید».

“شاید غیر منطقی بـه نظر برسد، اما تنظیم لحن قبل از شروع بـه شدت موثر اسـت – جایی کـه تمرکز خودرا تعیین می کنید، انرژی شـما نیز بـه دنبال دارد، بنابر این تصمیم بگیرید کـه سازنده باشید و نخستین اقدامات روز خودرا با ان هماهنگ کنید. بقیه موارد دنبال خواهند شد! “

31. با بدترین ها شروع کنید

“این یک چیز قدیمی اسـت اما خوب اسـت – نخستین کاری را کـه کمتر می خواهید انجام دهید انجام دهید و اینکار شـما را در بقیه روز سوق می دهد.” “افزایش بهره وری برابر اسـت با زمان آزاد بیشتر برای انجام کارهای سرگرم کننده بیشتر بدون احساس گناه در طفره رفتن از کاری کـه نمی‌خواستید انجام دهید.”

وقتی کم‌جذاب‌ترین فعالیت‌هایتان را انجام دهید، روزتان باز می شود و می توانید با انگیزه بیشتر روی کارهایی کـه از آن ها لذت میبرید تمرکز کنید. 

32. چرت زدن

«پنج تا 15 دقیقه چرت زدن، یک تا سه ساعت وضوح بیشتر در روز را برای شـما بـه ارمغان می‌آورد. در نتیجه، می توانید سریع‌تر کار کنید و همچنین زمان را سریع‌تر دراین فرآیند پاک کنید.»

چرت زدن، زمانی کـه بـه درستی انجام شود، می تواند وضوح شـما را افزایش دهد و کارایی زمان شـما را برای بقیه روز افزایش دهد – احساس می کنید یک روز کاملاً جدید خلق کرده اید. البته، اگر اهل چرت زدن نیستید، بهترین راه را برای افزایش انرژی خود در بعدازظهر امتحان کنید.

33. رویای خود را در یک قایق بادبانی

درست همانگونه کـه چرت زدن بـه روش صحیح می تواند انرژی زیادی بـه روز شـما بیافزاید و زمان بیشتری را برای شـما بـه ارمغان بیاورد، اگر در مورد چیزهای درست رویاپردازی کنید، اجازه دهید ذهن شـما سرگردان شود، می تواند ظرفیت های‌ شـما را افزایش دهد.

در دهه 1950؛ جروم سینگر دریافت کـه همه ی رویاپردازی‌ها بد نیستند. “لغزیدن بـه رویاهای روزانه یا نشخوار فکری درباره اشتباهات هردو مفید نیستند – اما خیال پردازی سازنده مثبت مفید اسـت. برای انجام اینکار در حالی برنامه ریزی کنید کـه در حال انجام یک کار کم اهمیت اسـت. ابتدا یک چیز آرزویی و مثبت «مثل دراز کشیدن روی قایق بادبانی» تصور کنید، سپس بـه ذهن خود اجازه دهید. سرگردان باشید. این شـما را خلاق‌تر می کند و بـه مغزتان نیز انرژی می‌بخشد.”

این نوع رویاپردازی مثبت می تواند انگیزه شـما را تقویت کند و با تجسم واقعی آن ها بـه تعیین اهداف انگیزشی کمک کند. همانگونه کـه اتفاق میوفتد، رویاپردازی یکی از 11 روش تایید شده توسط دکتر برای سریع تر بـه خواب رفتن در شب اسـت، بنابر این این مهارتی اسـت کـه باید در ان مهارت داشته باشید.

34. ارتباط با طبیعت

«رفتن بـه بیرون و ارتباط با طبیعت می تواند تفاوت زیادی در بهره‌وری ایجاد کند». حتی یک پیاده روی کوتاه و چند نفس عمیق در اطراف محیط طبیعی نیز انرژی فرد را افزایش می دهد. صحبت از فضای عالی در فضای باز.

35. صندوق ورودی خود را خودکار کنید

خودکارسازی عملکردهای ایمیل معمولی، ایجاد الگوها و استفاده از ابزارهای مرتب‌سازی می تواند بـه شـما کمک کند زمان خودرا آزاد کنید.

«همه ی چیز را در مورد صندوق ورودی خود بدانید، بـه عنوان مثال، از فیلترهای جست‌وجو استفاده کنید تا وادار نباشید ایمیل های‌ خودرا بایگانی کنید. «ارسال خودکار برای ایمیل‌های‌ تکرارشونده کـه نیازی نیست همیشه بـه ان‌ها نگاه کنید، بسته بـه حجم ایمیل و روند فعلی شـما، از 10 دقیقه تا 50 دقیقه در روز صرفه‌جویی می کند.»

36. فایل های امضای اهرمی

یک هک کارایی خاص، استفاده از فایل های‌ امضا اسـت. اغلب برای درج خودکار اطلاعات تماس شـما «تلفن، وب‌سایت، و غیره» استفاده می شود.

«چیزی کـه اکثر مردم متوجه نمی‌شوند این اسـت کـه فایل های‌ امضا لازم نیست برای اطلاعات تماس شـما استفاده شوند. “من احتمالاً 200 یا بیشتر امضا دارم با پاسخ بـه سوالاتی کـه همیشه می گیرم. قانون سرانگشتی من این اسـت کـه اگر بیش از یک‌بار سؤالی دریافت کنم، پاسخ را بـه صورت فایل امضا درآورم.”

اگر یک ارائه‌دهنده ایمیل دارید کـه بـه فایل‌های‌ امضای نامحدودی مانند Outlook اجازه می دهد کمک کند، اما اکثر ارائه‌دهندگان ایمیل نسخه‌اي از امضاها را دارند. ایجاد یک کتابخانه از پاسخ ها بخشی از ارتباطات شـما را خودکار می کند ودر زمان شـما صرفه جویی می کند.

37. دیگران را وادار به رسیدن به هدف کنید

رامبلرها افرادی بدون تمرکز هستند. “آن ها زمان را تلف می کنند و بـه اصل مطلب نمی‌رسند. خوب اسـت کـه کمی بـه انها گوش دهید زیرا باید بـه این موضوع احترام بگذارید کـه انها سعی دارند چیزی را منتقل کنند و ممکن اسـت با صدای بلند فکر کنند.

اما اگر وقت ندارید شرکت کنید، این را امتحان کنید: “میتوانم ببینم کـه شـما هنوز در تلاش برای حل این مشکل هستید. چرا وقتی فرصتی برای گرد آوری افکار خود و تنظیم یک برنامه اقدام داشتید، 15 دقیقه رزرو نمی‌کنیم؟ سپس من اینکار را انجام می دهم. بتوانید بـه طوفان فکری خود بیفزایید و سعی کنید ساختاری بـه ان بدهید.

شـما باید بر زمان خود نظارت داشته باشید و اجازه ندهید افراد غیرمتمرکز بهره وری شـما را کاهش دهند. بنابر این یقیناً یاد بگیرید کـه چگونه از استاد گاب اداری دوری کنید.

38. شایعات را قطع کنید

شایعات بیهوده هیچ فایده اي ندارد، و اگر با شایعات درگیر شوید، علاوه بر تلف وقت گرانبهای شـما، در واقع اعتبار شـما را نیز از بین می‌برد. “من دوست دارم شایعات را بـه این طریق خاموش کنم: “من بـه این نوع چیزها توجه زیادی نمیکنم.

هر کس علایق و اهداف متفاوتی در زندگی دارد. ما باید بـه انها احترام بگذاریم و روی کار و ارائه نتایج برای انها تمرکز کنیم. سازمان.’ این جملات را چند بار تمرین کنید و از تاثیرگذاری آن ها حيرت زده خواهید شد.”

منزوی کردن خود از این جریان اطلاعات غیرمولد بـه شـما کمک می کند تمرکز کنید و بـه مردم توصیه می کند کـه دیگر با شایعات بـه شـما نزدیک نشوند.

39. رفت و آمد را قطع کنید

یک راه واضح برای خرید یک ساعت برای خود، حذف مسیر رفت و آمدتان اسـت. کار از راه دور بـه انعطاف‌پذیری اجازه می دهد و رفت‌وآمدی را کـه بیشتر حرفه‌اي‌ها با ان سروکار دارند کاهش می دهد. اگر دفتر شـما در خانه شـما باشد، در زمان و دردسر بسیار صرفه جویی می کند. البته، گرفتن یک کارفرما با کار از راه دور ممکن اسـت گاهی اوقات یک چالش باشد.

یکی از آمارهای باورنکردنی کـه بـه ما اشاره کرد این اسـت کـه 50 درصد از مشاغل ایالات متحده با ترتیبات کار از راه دور سازگار اسـت و 80 درصد از نیروی کار می‌گویند کـه دوست دارند حداقل بـه صورت پاره وقت از راه دور کار کنند، اما فقط 7 درصد از کارفرمایان، کار انعطاف‌پذیر را در اختیار اکثر کارمندان قرار می دهند. این اسـت کـه چرا دو روز در هفته از خانه کار کنید، بهره وری شـما را دو برابر می کند.

40. در طول رفت و آمد خود یک کار را کامل کنید

اگر نمی‌توانید معاشرت خودرا بـه طور کامل قطع کنید، دریابید کـه چگونه از ان بهره بیشتری ببرید. بر اساس سرشماری، اکنون بـه طور متوسط ​​کارگر 26 دقیقه طول میکشد تا بـه محل کار خود برود. “بـه احتمال زیاد اگر در شهر بزرگتری هستید یک ساعت یا بیشتر اسـت.

بهترین انتخابی کـه در اوایل کارم انجام دادم این بود کـه با وسایل نقلیه عمومی بـه محل کار بروم. آسان بود. بـه جای این کـه سطح استرسم را در ترافیک بالا ببرم، در اتوبوس بودم.” معاشرت خودرا با نیازهای خود تنظیم کنید و از ان برای انجام کارهای سبک یا مطالعه استفاده کنید تا روز خودرا شروع کنید. 

41. یک “Walk-and-Talk” به سبک آرون سورکین بکشید

من دریافته‌ام کـه بهترین راه برای «خرید» یک ساعت بیشتر در روز، پیاده‌روی و برگزاری یک جلسه در همان زمان اسـت. من با دو رهبر «مالی و عملیات» قدم می‌زنم و بـه جای بحث در دفتر، موضوعات را بررسی می کنیم. این بـه ما امکان می دهد ورزش کنیم، نفسی تازه کنیم «بـه معنای واقعی و مجازی» و بـه موضوعاتی کـه می‌پردازیم دست پیدا کنیم.

بدیهی اسـت کـه بـه ما این امکان را می دهد کـه در حین کار دریک ساعت یا بیشتر ورزش کنیم. آزمایش با رویکردهای نوآورانه برای صرفه جویی در زمان و افزایش کارایی، راهی عالی برای اصلاح ساختار روز شماست.

بیشتر بخوانید: با این چند روش ساده دیگه وقت کم نیار + مدیریت زمان

42. بدن خود را چند کار انجام دهید

در حالی کـه چندوظیفه اي دستور العملی برای ناکارآمدی اسـت، یک استثنا وجوددارد: ترکیب فیزیکی با فکری.

من یک دونده مشتاق هستم و همیشه برای انجام کارم تلاش می کنم، اما کنفرانس‌های‌ متعددی در طول روز دارم و چندین کنفرانس هستند کـه فقط بـه انها گوش می دهم. من اکنون از این تماس‌ها استفاده میکنم و از تلفن همراهم برای عدد‌گیری استفاده میکنم، هدست را می گذارم و تلفن را خاموش میکنم… و میروم: یک ساعت انجام دو کار! ماموریت انجام شد و 60 دقیقه دیگر در روز.

43. در حالی که کار می کنید غذا بخورید

«داشتن یک زندگی اجتماعی در محل کار و حفظ روابط خوب با همکارانتان مهم اسـت، اما هر چند وقت یکبار سعی کنید در حین کار ناهار را پشت میزتان بخورید. کار کن و یک ساعت زودتر بـه خانه برگرد». 

44. وظیفه خود را با سطح انرژی خود مطابقت دهید

هیچ چیز بیشتر از سوزاندن بهترین انرژی شـما برای انجام کارهای روزمره یا تلاش برای مقابله با یک پروژه سطح بالا در زمانی کـه مغز شـما تنها در 70 درصد کار می کند زمان را از بین نمیبرد.

“هر کاری نیاز بـه توجه کامل، کمی توجه یا عدم توجه دارد.” محو شدن یا حتی حذف شدن، کار بسیار طولانی‌تر میشود و حتی ممکن اسـت با خطاها پر شود. در عوض، فعالیت‌های‌ توجه «بعضی» یا «نه» «خواندن ایمیل، پاک کردن فایل‌ها» را زمانی کـه انرژی شـما کم اسـت انجام دهید ودر فعالیت‌های‌ سخت‌تر صرفه‌جویی کنید. برای ساعت قدرت شـما.”

شـما باید بلوک‌های‌ زمان اوج عملکرد خودرا ترسیم کنید و انها را بـه وظایف کلیدی اختصاص دهید ودر عین حال ساعات آهسته را برای فعالیت‌های‌ معمولی رها کنید.

45. زمان خود را ثبت کنید و از آن بیاموزید

ممکن اسـت ندانید کـه بیشترین یا کمترین زمان انرژی شـما چه زمانی اسـت، بنابر این ارزش ان را دارد کـه با ردیابی روزهای خود بـه مدت یک یا دوهفته، از یک ساعت بـه ساعت دیگر احساس کنید کـه چقدر در حال انجام ان هستید.

«شـما اینکار رابا پیروی از برنامه زمانی خود هرروز انجام می دهید، وقفه‌ها، بحران‌ها و غیره را درنظر می گیرید. با نگه داشتین یک گزارش زمان بـه مدت دوهفته، میبینید کـه کجا زمان را تلف میکنید، چه کسی حرف شـما را قطع میکند «و همیشه همان افراد هستند»؛ چه چیزی مدام سر زشت خودرا نشان می دهد و غیره. واقعاً کار میکند.»

هنگامی کـه داده‌ها را در اختیار دارید، میتوانید برای جابه‌جایی کارها و بهینه‌سازی برنامه‌تان قدم‌هایي بردارید تا وقفه‌های‌ کمتر و کار متمرکزتری را تجربه کنید.

46. از ساعت برق خود محافظت کنید

«همه ی زمانی کـه در منطقه هستند یک ساعت از روز را دارند. “در طول این ساعت، کار بدون زحمت و با آسانی کامل می شود. ساعت قدرت خودرا در جلسات یا کارهای روزمره کـه ارزش کمی دارند هدر ندهید. از ان برای سخت ترین کارهایی کـه نیاز بـه توجه بی دریغ شـما دارد استفاده کنید.”

شـما باید این 60 دقیقه را در تقویم خود مسدود کنید و از وقفه پیشگیري کنید تا از ان حداکثر استفاده را ببرید. اگر از تمام پتانسیل این ساعت استفاده نکنید، روزهایتان طولانی‌تر می شوند و اغلب از این کـه کار بیشتری انجام نداده‌اید، ناامید میشوید. این بـه نوبه خود ممکن اسـت شـما را تحت فشار قرار دهد.

47. زودتر تصمیم بگیرید

«صبح یک تصمیم بگیرید کـه سه اولویت اصلی شـما برای روز چیست و بعد دوباره بـه ان فکر نکنید، فقط بی‌وقفه روی انجام ان‌ها تمرکز کنید».

“تمام کردن یک کار و سپس تلاش برای تصمیم گیری در مورد این کـه در آینده چه کاری انجام می دهید، زمان زیادی را می‌خورید و هر چه دیرتر در روز بدتر شود، تصمیمی کـه می گیرید بدتر می شود. یک‌بار تصمیم بگیرید، سپس بـه دنبال ان باشید. انجام شده.”

شـما باید یک برنامه ثابت برای روز خود داشته باشید تا بتوانید بهترین ساعات خودرا بـه جای سازماندهی ذهن خود بر روی کار متمرکز کنید.

48. برای شب قبل برنامه ریزی کنید

اگر اهل صبح نیستید، می توانید با تغییر تمرکز بر روی زمان قبل از رفتن بـه رخت خواب، زمان صرف شده را کاهش دهید. مهم اسـت کـه برای روزبعد برنامه داشته باشید و خودرا برای جریان بهینه فعالیت ها آماده کنید. یک کاری کـه از شب قبل شروع کردم این بود کـه 30 دقیقه وقت بگذارم تا بنشینم و فعالانه بنویسم و برنامه‌ریزی کنم کـه دقیقاً چه کاری را روزبعد باید انجام دهم.

این شامل فهرست مختصری از کارهایی اسـت کـه برای روزبعد باید انجام دهید، اما اگر روز خودرا با دویدن شروع میکنید، می توانید لباس‌های‌ تمرینی خودرا بچینید، قهوه‌سازتان را راه‌اندازی کنید و کارهای کوچکی را یادداشت کنید کـه می توانند توجه شـما را از تمرکز دور کنند. کار کنید و بهره وری خودرا کاهش دهید.

«انچه در نهایت اتفاق می‌افتد این اسـت کـه من احساس میکنم بسیار متمرکزتر هستم و اکنون در سه ساعت کارهای بیشتری نسبت بـه سه روز انجام می دهم.» “من از بازاریابی رسانه‌های‌ اجتماعی خود مراقبت می کنم، با سازمان‌هایي ارتباط برقرار می کنم کـه از خدمات من سود می برند، عیب‌یابی مشکلات خدمات مشتری، برنامه‌ریزی برای بهبودهای آینده با بخش فناوری اطلاعات، تحقیق کلمات کلیدی و توسعه محتوا، همگی قبل از ساعت 8 صبح.”

49. هفته خود را برای جمعه برنامه ریزی کنید

برای من، این بـه سازماندهی روزهای من در هر جعمه بستگی دارد. “جعمه ها، وظایفم را در آسانا، ایمیل و بیش از هر چیز در تقویمم سازماندهی می کنم. مطمئن میشوم کـه تمام جلسات مهم من برنامه‌ریزی شده‌اند و همه ی چیزهایی کـه ضرب‌الاجل‌های‌ سخت دارند، زمانی را در تقویم من اختصاص داده‌اند تا مطمئن شوم کـه وقت نمی گذارم. سعی می کنم بفهمم در طول هفته چه کاری باید انجام دهم، اما یک برنامه بازی روشن برای اولویت های‌ اصلی خود دارم.”

وقتی اولویت‌ها و نقاط عطف کلیدی شـما ساختاری دارند، میتوانید روی انجام کار تمرکز کنید و زمانتان بـه شکلی سازنده صرف شود.

50. با خودتان یک قرار ملاقات بگذارید

همانگونه کـه اجازه نمیدهید یک ایمیل حواس شـما را در حین گفتگوی مهم با رئیستان پرت کند، باید با همان سطح جدیت با زمان کار باکیفیت خود رفتار کنید.

«با خود یک قرار ملاقات بگذارید و بـه ان احترام بگذارید». “یک ساعت ممکن اسـت بـه ان فشار وارد کند، بنابر این دو دوره نیم ساعته را در طول روز امتحان کنید. فکر کنید و بادقت برنامه ریزی کنید کـه چگونه و چه زمانی ممکن اسـت موفق تر شوید. با پیشگیري از زمان هایي کـه بـه احتمال زیاد این اتفاق میوفتد، خودرا برای موفقیت آماده کنید. همچنین سعی کنید زمان انتقال بین کار و خانه ایجاد کنید.”

51. پومودورو

تکنیک پومودورو یک روش مدیریت زمان اسـت کـه توسط فرانسیسکو سیریلو در اواخر دهه 1980 توسعه یافت و تعداد زیادی از افراد با کارآیی همان‌ گونه بـه ان قسم یاد می کنند. اصولاً؛ این فرآیندی اسـت کـه در ان بـه مدت 25 دقیقه روی کار تمرکز می کنم و سپس یک استراحت پنج دقیقه اي بـه دنبال دارد. “تعدادی از مطالعات در مورد چگونگی افزایش بهره وری وجوددارد.”

این نیز روشی اسـت کـه شایسته ترین مدیرعامل ایالات امریکا برای دو برابر کردن بهره وری خود بـه کار میگیرد.

52. از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید

ماتریس [آیزنهاور] بـه چهار ربع تقسیم می شود: مهم و فوری، غیر مهم و فوری، مهم و نه فوری و نه مهم و نه فوری.

با تخصیص هر کار بـه یکی از ان دسته‌ها، بهتر می توانید روز خودرا اولویت‌بندی کنید و بر روی کارهایی تمرکز کنید کـه بـه بیشترین توجه نیاز دارند. اینکار بهتر از فهرست‌های‌ طولانی انجام میشود کـه میتواند منجر بـه بی‌تصمیم‌سازی شود. این تکنیک می تواند ذهن شـما را طوری تربیت کند کـه با زمان شـما کارآمدتر باشد.

53. به درستی برنامه ریزی کنید

کوشا بودن تا حد امکان در مرحله برنامه ریزی شـما را برای اکثر نتایج آماده می کند و باعث می شود در طول اجرا موثرتر باشید. هر پروژه را بادقت برنامه ریزی کنید. “یک برنامه خوب همه ی چیز را آسان تر و کارآمدتر می کند. بـه درستی ارتباط برقرار کنید – پیام های‌ نامشخص و گیج کننده بـه ناچار باعث تاخیر می شوند.”

برنامه ریزی مناسب شامل تأخیرهای محاسباتی و گام های‌ اشتباه احتمالی و نحوه مدیریت کارآمد آن ها می شود. هر چه بیشتر آماده باشید زمان کمتری را تلف خواهید کرد.

54. به شهود خود اعتماد کنید

“چند بار تا بـه حال پاسخ درست را دریافت کرده اید و این همان پاسخی اسـت کـه در تمام مدت در دل خود می‌دانستید؟”  “چطور می دانید کـه حق با شماست، اما دو یا سه ساعت را صرف اعتبار سنجی، گرد آوری حقایق، کند و کاو و حفاری می کنید تا مطمئن شوید کـه حق با شماست؟”

هنگام ارائه امور مالی بـه مدیر عامل از این رویکرد حمایت نمی کند – اما در تعداد زیادی از موقعیت‌های‌ دیگر، اعتماد بـه روح شـما بـه جای تغییر تصمیم برای مدت طولانی در ذهن شـما، می تواند همان نتیجه را سریع‌تر بـه دست آورد. سؤالی کـه باید از خود بپرسید این اسـت: چقدر غریزه درونی من اشتباه می کند؟ اگر پاسخ «اغلب نیست» اسـت، پس بیشتر بـه قلب خود اعتماد کنید و بیشتر از روز خودرا برگردانید.

55. فهرستی از موارد نباید ایجاد کنید

مهم اسـت کـه بتوانید بـه کارهای روزانه خود روی کاغذ نگاه کنید و ارزیابی کنید کـه چه چیزی حیاتی اسـت و چه چیزی نیست. «تاکتیک برای ایجاد فهرستی از To-Don’t کـه مواردی را کـه باید حذف شوند، شناسایی میکند، جدا کردن What از How اسـت. “راز این اسـت کـه بـه خود یک مجوز بدهید و نگران نباشید کـه چگونه از شر همه ی این وظایف خلاص می شوید؛ بـه سادگی “چی” را بدون نگرانی در مورد “چگونه” شناسایی کنید.”

56. یاد بگیرید که ذهن خود را کنترل کنید، نه برعکس

این حیاتی اسـت کـه بر ذهن خود مسلط باشید و ساختار و جهت ان را فراهم کنید – بـه جای این کـه اجازه دهید رفتار شـما توسط احساسات روز دیکته شود یا تسلیم تعلل شوید. درست اسـت کـه همه ی احتمالاً از تعلل رنج میبرند.

اهمال کاری فقط بـه تعویق انداختن تکالیف و پروژه ها نیست. همچنین شامل خواندن ایمیل‌ها، اما عدم اقدام در مورد آن ها یا موافقت با جلسه‌اي اسـت کـه میدانید نتیجه ارزشمندی نخواهد داشت. در عوض، باید زمان خودرا بـه بلوک هایي برای نوشتن، بررسی، پاسخ دادن بـه ایمیل ها و غیره تقسیم کنید.

“یک سیستم مبتنی بر وظیفه تنظیم کنید.” “کارهایی را کـه باید در روز انجام دهید مشخص کنید و سپس آن ها را یکی یکی بردارید تا تمام شود. چندین کار را هم زمان انجام ندهید.” 

57. سفر قهوه را قطع کنید

راهکارهای جالبی برای مدیریت زمان

خرید قهوه صبحگاهی شـما ممکن اسـت یک امر روتین باشد، اما ممکن اسـت متوجه نشوید کـه واقعا چقدر زمان را تلف می کنید. درنظر بگیرید کـه آیا می توانید روال روزانه خودرا تنظیم کنید یا شاید عده اي از آن ها را بـه طور کلی کاهش دهید.

دفعه بعد کـه برای خوردن قهوه صبح خود میروید، بـه محض این کـه برای انجام ان کار منحرف شدید، تایمر تلفن خودرا روشن کنید. شـما تعجب خواهید کرد کـه ممکن اسـت با حذف اینکار تلف شده، ساعت خودرا افزایش دهید و بـه پولی کـه پس انداز خواهید کرد فکر کنید.

قهوه خودرا در خانه درست کنید. شـما می توانید ان را بـه روشی کـه دوست دارید تهیه کنید و همچنین در حال پس انداز پولی هستید کـه می توانید در جای دیگری سرمایه گذاری کنید. مهمتر از همه ی شـما در زمان صرفه جویی می کنید کـه می توانید برای یک کار کلیدی در طول این بلوک صبحگاهی پر انرژی از ان استفاده کنید. 

58. از قالب ها استفاده کنید

الگوهایی برای طرح های‌ پروژه، ابزارهای نرم افزار مدیریت پروژه، گزارش ها و موارد دیگر پیدا کنید: همه ی این‌ها بـه صرفه جویی در زمان کمک می کند. “بـه عنوان مثال، سفارشی کردن سایت های‌ شیرپوینت بـه زمان زیادی طول می کشد تا آن ها را برای مدیریت پروژه و پورتفولیو بـه همان صورتی کـه می خواهید کار کنند.

چه بـه عنوان یک عضو تیم پروژه، یا مجموعه اي از پروژه ها را در دفتر پورتفولیو مدیریت کنید، می توانید با استفاده از قالب‌هایي کـه شیرپوینت را فراتر از انچه خارج از جعبه ارائه میشود، در زمان خود صرفه‌جویی کنید.”

59. در حین رفتن گزارش بنویسید

بـه جای این کـه منتظر بمانید تا یک پروژه برای نوشتن یک گزارش بـه اتمام برسد، در حین انجام پروژه شروع بـه تهیه پیش نویس گزارش خود کنید. «در پایان دوره گزارش، هنوز چند بیت زرد وجود خواهد داشت کـه باید بـه‌روزرسانی یا حذف شوند، اما بخش اعظم بـه‌روزرسانی‌ها انجام میشود و من برای بـه خاطر آوردن چیزهای مهمی کـه رخ داده اسـت، مشکلی ندارم».

پس از یک پروژه بزرگ، جستجوی جزئیات و دویدن در حافظه می تواند زمان زیادی را بـه خود اختصاص دهد کـه اگر فقط مواردی را کـه اتفاق افتاده یادداشت می کردید، ذخیره می ‌شد.

60. تحکیم

60 روش مدیریت زمان

پریدن از یک فعالیت بـه فعالیت دیگر یک تلف وقت اسـت. اگر یک تکه کاغذ را بایگانی کنید، سپس تماس بگیرید، سپس یک ایمیل بفرستید و سپس یک تکه کاغذ دیگر ارسال کنید، مغز شـما باید در هر مرحله دنده خودرا تغییر دهد. در عوض سعی کنید قبل از رفتن بـه کار بعدی، همه ی یک نوع کار را انجام دهید.

همه ی تماس های‌ خودرا انجام دهید، همه ی پرونده های‌ خودرا انجام دهید، و سپس همه ی ایمیل های‌ خودرا ارسال کنید. متوجه خواهید شد کـه در زمان کوتاه تری حرکت می کنید و کارهای بیشتری انجام می دهید.

در پایان

برای پیروز شدن در زندگی باید برنامه ریزی درست داشته باشید و بتوانید در دوران کم برترین کارها را انجام دهید. مدیریت دوران , افراد بـه اصطلاح دقیقه نودی، افرادی هستند کـه روی دوران شان مدیریت نداشته و کاری را به ان ها محول میکنیم دقیقا در دوران های آخر انجام میدهند.