راهکار های جدید برای ارائه ی یک کنفرانس عالی
احتمالاً بزرگ ترین چالش در ارائه یک ارائه خوب، مدیریت اعصاب اسـت. حتی باتجربه ترین سخنرانان و مجریان هنوز هم می‌توانند متوجه شوند کـه قبل از شروع، عصبی هستند، بنابر این شـما در حات نرمالی هستید. اما چگونه با ان برخورد می کنید؟ ما در این جا برای شـما همراهان عزیز و همیشگی مجله تفریحی تالاب راهکار هایي برای انجام یک کنفرانس خوب را بـه اشتراک شـما گذاشته ایم.
برداشتن گام‌هاي عملی برای آماده‌سازی خوب میتواند بـه کاهش تعداد زیادی از اضطراب‌هاي رایج در مورد چیزهایی کـه ممکن اسـت اشتباه پیش بروند کمک کند. در این جا، من 7 نکته عملی را برای کمک بـه ارائه یک کنفرانس موثر ارائه می دهم.
7 نکته کاربردی برای ارائه یک سخنرانی موثر در کنفرانس
1. فراتر از چند اسلاید اول تمرین کنید
همه ی ما میدانیم کـه آماده‌سازی و تمرین کامل سخنرانی‌هایمان اعتماد بـه نفس ما را افزایش میدهد و بـه ما کمک میکند تا آرامش داشته باشیم. اگر مطالب ارائه خودرا از قبل بدانیم، بـه احتمال زیاد آسان میشویم و از برقراری ارتباط با کار خود لذت می‌بریم.
با این حال، میدانم کـه یافتن زمان برای تمرین چندباره کل ارائه می تواند در برنامه‌هاي شلوغ ما دشوار باشد. یک نکته در این جا نه تنها این اسـت کـه اسلایدهای ابتدایی خودرا بـه خوبی تمرین کنید تا بتوانید “داستان” ارائه خودرا بـه خوبی برای مخاطبان خود ایجاد کنید، بلکه بعد تمرین سایر بخش هاي ارائه خود نیز انجام دهید.
اگر هر بار پنجره هاي کوچکی از زمان برای تمرین در معرض دارید، همیشه بـه تمرین ارائه خود از ابتدا برنگردید. یک جلسه تمرین کوتاه دیگر را از قسمت دیگری از ارائه خود شروع کنید، بنابر این حداقل یکبار تمام بخشها را تمرین کرده‌اید.
دلهره آورترین قسمت صحبت کردن برای یک فرد کنفرانس بـه زبان انگلیسی اسـت بـه خصوص برای تلفظ ان. این ایده خوبی اسـت کـه هر کلمه اي را کـه برایتان دشوار اسـت تمرین کنید تا زمانی کـه بتوانید بـه آرامی انها را بیان کنید. از یک دوست یا همکار بخواهید کـه بـه شـما در تمرین تلفظ کمک کند.
شـما می توانید با استفاده از رایانه شخصی یا تلفن هوشمند بـه صدای ضبط شده در محل کار، خانه یا در حال حرکت گوش دهید. همچنین ایده خوبی اسـت کـه برای پرسش و پاسخ آماده شوید. ارائه خودرا مرور کنید و سعی کنید از سوالاتی کـه ممکن اسـت افراد بپرسند، جلوگیري کنید تا بتوانید پاسخ هاي موثری را آماده کنید.
2. از قبل برنامه ریزی کنید
اگر می توانید، اتاقی را کـه در ان ارائه خواهید کرد، از قبل بررسی کنید. خاطرجمعی حاصل کنید کـه تمام تجهیزات مورد نیاز شـما وجوددارد و کار می کند تا هیچ سورپرایز ناخوشایندی در لحظه آخر وجود نداشته باشد. در اطراف صحنه قدم بزنید تا زمانی کـه احساس آشنایی و اسانی بیشتری با محیط کنید.
مجموعه یادداشت هاي خودرا با خود ببرید و بررسی کنید کـه می توانید انها را در شرایط نوری اتاق بخوانید. اگر از تجهیزات شخصی خود استفاده می کنید، مطمئن شوید کـه چیزهایی مانند پریزها و کلیدهای چراغ در کجا قراردارند، بـه طوری کـه وقتی وارد میشوید در آخرین لحظه برای یافتن چیزهایی کـه نیاز دارید عجله نکنید.
بـه لباست فکر کن کـه چیزی بپوشید کـه در ان احساس اسانی کنید و انتظارات مخاطب را برآورده کند. برای مثال، افراد تجاری ممکن اسـت کت و شلوار بپوشند و دانشمندان ممکن اسـت لباس‌هاي غیر رسمی هوشمند بپوشند. اگر مطمئن نیستید کـه چه چیزی مناسب اسـت، لباس رابا سازمان دهندگان یا همکاران بررسی کنید. تنها بـه این دلیل کـه امیدوارید کـه ممکن اسـت تصویر مطمئنی را بـه نمایش بگذارد، چیزی را کـه ناخوشایند و محدود کننده اسـت برای پوشیدن انتخاب نکنید.
اگر آسان نباشید، مطمئن بـه نظر نخواهید رسید یا احساس نمی‌کنید! بـه ویژه کفش هاي پاشنه دار نپوشید مگر این کـه از راه رفتن با ان خوشحال باشید. همچنین، اگر میدانید از علائم خاصی از استرس مانند تعریق رنج میبرید، لباسی را انتخاب کنید کـه ان را نشان ندهد.
سعی کنید قبل از سخنرانی خواب آسان داشته باشید. اگر بـه خوبی استراحت و هوشیار باشید، همه ی چیز بهتر و قابل نظارت تر بـه نظر میرسد.
3. در روز احساس راحتی کنید
بـه موقع بـه محل برگزاری برسید تا بتوانید بررسی نهایی را انجام دهید کـه مطمئن شوید همه ی چیز بـه درستی برای شـما تنظیم شده اسـت. ممکن اسـت لازم باشد روی تکنیک هاي فیزیکی و روانی تمرکز کنید تا قبل از صحبت کردن بـه آرامش برسید.
استرس می تواند ترشح هورمون آدرنالین را افزایش دهد کـه قلب و ذهن شـما را بـه سرعت در می آورد، دهان شـما را خشک می کند و باعث تعریق شـما میشود. تکنیک هاي فیزیکی اثبات شده برای کمک بـه نظارت بدترین این علائم عبارتند از تنفس عمیق، خندیدن یا لبخند زدن، یا نوشیدن جرعه آب. همچنین میتوانید از تکنیک روان‌شناختی تجسم خود در ارائه‌تان با آرامش بـه مخاطبان علاقه‌مند استفاده کنید.
قسمت بعدی احتمالاً ترسناک ترین قسمت اسـت: نقطه اي کـه بـه سمت جلوی اتاق میروید، درست قبل از شروع. بـه یاد داشته باشید کـه نفس بکشید، سرعت طبیعی خودرا حفظ کنید، و قبل از این کـه مطمئن شوید همه ی چیز سر جای خود اسـت، نیازی بـه عجله ندارید. سپس، هنگامی کـه مطمئن شدید، مکث کنید، بـه حضار نگاه کنید و قبل از شروع صحبت لبخند بزنید. این مکث می تواند کمک کند تا اعصاب در ابتدای ارائه بـه حالت بد قرار نگیرند.
4. به زبان بدن و اعصاب خود را مدیریت کنید
هنگامی کـه در حال صحبت هستید، چند نکته در مورد زبان بدن می تواند بـه التیام رابطه شـما با مخاطبان کمک کند. برای این کـه مخاطبان شـما درگیر شوند، مهم اسـت کـه شـما را ببینند و شـما بـه آن ها نگاه کنید. درصورت امکان، پشت یک سخنرانی یا هر یادداشتی کـه در دست دارید پنهان نشوید.
درصورت امکان با مخاطبان روبه‌رو شوید و تماس چشمی برقرار کنید. سعی کنید بـه جای خیره شدن بـه یک نفر، نگاه خودرا باز کنید، زیرا ممکن اسـت برای مخاطب آزاردهنده باشد. از تمرکز شدید روی صفحه نمایش لپتاپ، یادداشت ها یا زمین خودداری کنید. این می تواند این تصور را ایجاد کند کـه عصبی یا بی علاقه هستید و همچنین می تواند مانع از پخش واضح صدایتان شود.
سعی کنید حالتی بلند، آرام و باز داشته باشید ودر حین صحبت کردن کمی در صحنه حرکت کنید. از حرکات برای تأکید بر نکات خود استفاده کنید و بـه مطالب بصری خود اشاره کنید تا توجه مخاطب را هدایت کنید. این برای مخاطب جالب‌تر از یک سخنران اسـت کـه بـه طور محکم در ان نقطه ریشه دارد، اگر چه باید از قدم زدن عصبی و سرگردانی بدون تمرکز اجتناب کنید. توجه داشته باشید کـه عده اي از حرکات نیز می تواند حواس پرت کننده باشد.
مطمئن شوید کـه اگر ژست میگیرید، یادداشت‌ها یا کارت‌هاي نشانه را دریک دست بگیرید و با دست دیگر اشاره کنید. از سایر حرکات حواس پرتی، مانند گذاشتن و بیرون آوردن مکرر دستان خود در جیب، جرنگ جرنگ زدن سکه در جیب، یا دست و پا زدن با خودکار، لباس یا وسایلی مانند نشانگر لیزری خودداری کنید.
5. واضح و با اشتیاق صحبت کنید
وقتی صحبت می کنید، مهم اسـت کـه مخاطب شـما بتواند حرف شـما را بشنوند و بفهمند کـه چه میگویید. اگر از میکروفون استفاده می کنید، مطمئن شوید کـه از محدودیت هاي ان آگاه هستید! همچنین، اعصاب باعث میشود افراد سریعتر و واضح تر صحبت کنند. سعی کنید برای آرام کردن خود نفس عمیق بکشید و خودرا وادار کنید کمی آهسته تر از حد معمول صحبت کنید.
اشکالی ندارد کـه در حین صحبت کردن، مکث هاي طبیعی داشته باشید و این باعث آرامش شـما میشود و وضوح گفتارتان را التیام می بخشد. اگر میدانید کـه دچار خشکی دهان هستید، یک بطری آب با خود ببرید. نوشیدن جرعه جرعه آب گهگاه در حین ارائه نیز می تواند بـه ایجاد مکث هاي آرام کمک کند.
همچنین باید صدای خودرا پخش کنید. بررسی کنید کـه روبه روی مخاطب هستید و بـه بالا نگاه می کنید. بـه جای خطاب بـه افراد ردیف اول، افراد ردیف عقب را خطاب قرار دهید و اگر میدانید صدای آرامی دارید، تأیید کنید کـه ردیف عقب صدای شـما را می‌شنود یا نه. حفظ ارتباط چشمی با مخاطبان نیز برای کمک بـه حفظ فرافکنی صدای شـما در طول ارائه شـما ارزشمند اسـت.
یکیدیگر از عوامل مهم در علاقمند نگه داشتن مخاطب، موزیک صدای شماست. تعدیل کردن زیر و بم، صدا، ریتم و تن صدای شـما باعث میشود افراد علاقه مند شوند و بـه درک معنای شـما کمک کنند. صدای پر جنب و جوش نیز شور و شوق را برای کار شـما منتقل می کند!
اکثر افرادی کـه بـه ارائه شـما گوش می‌دهند احتمالاً دلسوز هستند و از این کـه ارائه بـه زبان دوم چالش برانگیز اسـت قدردانی میکنند. مردم اغلب از اشتباه کردن در هنگام صحبت میترسند. اگر هنگام صحبت کردن اشتباه کردید، مهم ترین توصیه این اسـت کـه نترسید! اگر فرصت کمی برای تمرین ارائه خود دارید، هر جلسه تمرین را از قسمت متفاوتی از ارائه خود شروع کنید، بنابر این حداقل یکبار تمام بخشها را تمرین کرده‌اید.
حتی باتجربه‌ترین سخنرانان هم دچار لغزش می شوند و مهم نیست کـه چقدر بادقت آماده میشوند. برای لغزش‌هاي جزئی هنگام صحبت کردن، درصورت نیاز خودرا اصلاح کنید و بـه یاد داشته باشید کـه تماشاگران بـه اندازه‌اي کـه شـما خودتان را قضاوت میکنید، شـما را قضاوت نمیکنند. برای اشتباهات واضح تر، بهتر اسـت ان رابا شوخ طبعی بپذیرید و بـه سرعت ان را درست کنید. یک پاسخ خجالت آور ترسناک باعث میشود مخاطب احساس ناراحتی کند. چیزی مانند “متاسفم برای ان” یا “اجازه دهید دوباره ان را امتحان کنم…” با لبخند بـه خوبی کار می کند.
6. برای پرسش و پاسخ آماده باشید
در مرحله اي از ارائه خود، احتمالاً از شـما انتظار می‌رود کـه بـه سؤالات مخاطبان پاسخ دهید. تعداد زیادی از سخنرانی ها در پایان، زمان مشخصی برای سوالات خواهند داشت. اگر اینطور نیست، در ابتدای ارائه خود روشن کنید کـه آیا ترجیح میدهید در حین ارائه سؤالاتی را مطرح کنید، کـه ممکن اسـت مخل باشد، یا این کـه آیا مایلید سؤالاتی را در پایان مطرح کنید. بـه دلیل ترس از این کـه ممکن اسـت نتوانید بـه انها پاسخ دهید، پاسخ دادن بـه سؤالات می تواند اعصاب خردکن باشد. مردم طبق معمولً از روی علاقه واقعی سؤال می پرسند، نه برای این کـه شـما را سرگردان کنند، بنابر این ان را فرصت خوبی برای کشف چگونگی گسترش کار خود بدانید.
اگر سؤالاتی دریافت کردید کـه نمی‌توانید بـه انها پاسخ دهید، از پاسخ دادن بـه «نمیدانم» نترسید اگر واقعاً نمی‌دانید. بـه مراتب بهتر از این اسـت کـه صادق باشیم تا این کـه جوابی بسازی! شـما می توانید پیشنهاد دهید کـه درصورت نیاز بـه این موضوع پی ببرید و بـه سؤال کننده بازگردید، یا «درصورت لزوم» دریابید کـه آیا شخص دیگری از مخاطبان دراین مورد می‌توانند بـه ان پاسخ دهند.در موارد غیرعادی کـه شخصی عمداً تحریک کننده اسـت، مؤدب باشید و مستقیم و قاطعانه بـه سؤال پاسخ دهید.
7. مثبت فکر کنید!
نکته نهایی این اسـت کـه بـه یاد داشته باشید کـه مخاطبان شـما بـه اندازه کافی بـه کار شـما علاقه مند هستند کـه در وهله اول بـه ارائه بیایند. آن ها اغلب از طریق دست اول میدانند کـه برای ارائه هاي موثر چه چیزی لازم اسـت، و حمایت میکنند و مشتاق شنیدن حرف هاي شـما خواهند بود.
خلاصه
ارائه در کنفرانس ها و جلسات جامعه فرصت هاي خوبی برای بـه اشتراک گذاشتن کار خود و ملاقات با همکاران بالفعل برای کارهای آینده ارائه می دهد. چه مجری بی‌تجربه‌اي باشید کـه راهنمایی حرفه‌اي برای التیام مهارت‌هاي کلی ارائه خود بخواهید یا یک مجری با تجربه کـه میـــخواهد مهارت‌هاي ارائه خاص را بیشتر التیام بخشد،خواندن این مقاله می تواند بـه شـما کمک کند.در نهایت، اگر دراین فصل کنفرانس ارائه میدهید، برای شـما آرزوی موفقیت داریم!
